planilla de deficiencias

1
FALTA DEL RECIBO DE ENTREGA DEL CHEQUE / TITULOS VALORES Y SELLOS DE LOS BENEFICIARIOS, EMITIDOS POR EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Y MODERNIZACION ADMINISTRATIVA (SIGMA)
CONDICIÓN
Revisada la documentación de respaldo de los comprobantes contables, se pudo evidenciar con un porcentaje menor no se cuenta que en un porcentaje menor no se cuenta con el recibo de entrega del cheque /Títulos Valores y otros casos no cuentan con el sello de la empresa adjudicada, emitido por el SIGMA, como se demuestra en el siguiente cuadro:
Nº Nº Comp. Fecha Descripción Importe Bs.-

1.-
663
02/03/11 Por la compra de una pza. estabilizador, transformador de corriente, tipo batería potencia 1000w entrada 100-241 salida 50/60 mz alimentación 10-15.
19.500,00

2.-

4729
24-5-11Compra de 2- equipos de amplificación de 8 entradas,2-cabezales,4-parlantes,4-microfonos-4-pedestales-2-dvd LG multiformato, para la Unidad Educativa Kuchu Tambo y Llinfi.
17.000,00

3.-
5822
29-06-11 Por la compra de 8-sillones de espera material metálico color negro para 4 personas, para la jefatura de ingresos del G.M.S.
15.098,40

4.-
5911
08-07-11 Por la compra de 40-mesas, tipopara aprendizaje, para la Unidad Educativa Santísima Trinidad.
9.200,00

5.-
12180
28/12/11 Por la compra de 4 GPSS Portátiles, destinado a la Dirección de Planificación Territorial.
17.820,00

CAUSA
Se debe principalmente a no tener establecido de forma escrita un reglamento interno o manual de procedimientos en el cual se den lineamientos sobre los procedimientos de exigir el mayorrespaldo a la entrega de los cheques, en beneficio de una a persona natural o jurídica establecida, que preste un bien o servicio a la institución.
EFECTO
Es un Riesgo que se haga la entrega de los cheques a personas equivocadas, debido a la emisión en gran cantidad de los mismos por la cancelación por concepto de la adquisición de un bien o la prestación de un servicio, afavor de la Institución.

RECOMENDACIÓN
Se recomienda al señor Alcalde del Municipio de Sucre, en coordinación con Oficialía Mayor Administrativa y Financiera, instruir a la Dirección de Tesorería que previo al pago o entrega del cheque, se exija todos los datos básicos, firma y sello de aclaración de la persona natural o jurídica que prestó el servicio a la institución, además de presentaruna fotocopia del carnet de identidad como constancia de entrega del cheque, que ira como documentación de respaldo al comprobante por el gasto realizado y tener la certeza y seguridad que llegue a la persona indicada.
Así mismo se recomienda instruir la elaboración de un reglamento o manual de procedimientos sobre la entrega de cheques por parte de estas unidades o áreas del Municipio de Sucre,para delimitar las funciones y responsabilidades en cuanto a la exigencia de mayor control.
2
LA DIRECCIÓN FINANCIERA EFECTUA FUNCIONES DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA.
CONDICIÓN
Efectuados los diferentes procedimientos y según el avance de la auditoria, se pudo evidenciar mediante diferentes notas de remisión que el área o Dirección responsable del control, salvaguarda y disposición de bienesen el Gobierno Municipal de Sucre es actualmente la Dirección de Finanzas, sin embargo la unidad responsable en toda institución pública por norma es la Dirección Administrativa, que como su nombre lo indica es la que debe administrar dichos bienes.
CRITERIO
Las Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios (D.S. 0181) en su Art. 116º (Responsabilidad por el manejo de bienes)establecen claramente que:
I. El Máximo Ejecutivo de la Unidad Administrativa, es el responsable principal ante la MAE:
a) Por el manejo de bienes en lo referente a la organización, funcionamiento y control de las unidades operativas especializadas en la materia, por el cumplimiento de la normativa vigente, por el desarrollo y cumplimiento de reglamentos, procedimientos, instructivos y por...