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MEDICION Y CONTROL DE LAS ACTIVIDADES DE UN PROYECTO


JUAN FERNANDO JARAMILLO SILVA

Marzo 2012

I. INTRODUCCION
En general, el cierre de un proyecto esta dado por la puesta en marcha o la operatividad de sus entregables, sin embargo, en ocasiones debido a multiplicidad de factores, debe realizarse cierres anticipados sea que se concluya el objeto del proyecto o no, en este punto delanálisis administrativo, los sistemas de medición y control, facilitan la toma de decisiones en torno al cierre de los proyectos. Junto con estos últimos, es necesario realizar una auditoría ex-post, a fin de definir los mecanismos más eficientes que conlleven a la excelencia de gestión de la producción y administrativa.
Los procesos de auditoría constituyen en un sistema de medida sobre losalcances finales que tienen los proyectos, y establecen si los cambios realizados en la planeación (reasignación de personal y recursos, re direccionamiento en las prioridades empresariales, definición del alcance y sus resultados, etc.), han sido los más adecuados para llevar a la organización hacia la excelencia.
II. ACTIVIDAD
1. En un proyecto en el que se desarrolla un sistema para controlarel inventario de una empresa se ha definido el alcance preliminar de producto con dos entregables:
(a) El control del inventario desde su producción hasta su envío a los clientes.
(b) El seguimiento del proceso en línea.
Actualmente se ha detectado que el desarrollo del sistema no tiene el avance planeado y la alta administración espera que el sistema entre en operación lo antes posible.De acuerdo a los supuestos necesarios, en qué condiciones aplicaría para este proyecto un:
1. Cierre normal
Las condiciones para que la gerencia del proyecto estime el cierre normal del proyecto estarían dadas por:
* La disponibilidad y operación comercial de los entregables está dentro del plazo determinado en la planificación. El costo final de la producción del software ha sido másalto que el presupuesto inicial, puesto que se ha debido invertir en personal adicional y la solicitud de nuevas licencias de soporte informático, pero que en su defecto han permitido un programa de altas prestaciones en relación a su operatividad y seguridad (a efectos de controlar su vulnerabilidad ante spyware y virus presentes en la red, además de su control ante copias ilegal) ,
* Bajootras condiciones, el cronograma del proyecto está retrasado en un 5%, pero esta situación se ha debido a la incorporación de nuevos elementos dentro del programa, pese a ello, se ha tenido presente la reducción de tiempo en actividades no provechosas y por defecto se ha compensado los costos indirectos innecesarios, lo que ha permitido mantener al proyecto dentro del presupuesto inicial.
Entre lasmejoras operativas al desarrollo del programa, tenemos la incorporación de un “clima amigable” a la relación proveedor-cliente internos, puesto que el acceso al inventario de insumos y productos finales, se lo realiza desde cualquier punto de la red; tanto el área de producción, como los mandos medios y la alta gerencia se están retroalimentando permanentemente de los procesos internos y soncapaces de tomar decisiones más rápida y eficientemente.
* Dado que el uso del sistema permite mejorar las condiciones de producción y distribución en la empresa, y por consiguiente, se disminuyen los plazos de fabricación, entrega y control del stock, el software ha generado excelentes expectativas entre los industriales a quienes se les ha propuesto su implementación, ello ha dado lugar aalcanzar un buen nivel de preventas a un costo superior al estimado inicialmente.
2. Cierre prematuro
La gerencia del proyecto ha dispuesto un cierre prematuro del proyecto, debido a:
* Se ha limitado la disponibilidad de acceso a los componentes del programa a determinados niveles de la organización, a fin de disminuir los costos de instalación del software.
* El grupo auditor de...