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MANUAL PARA TRABAJO CON PRENSA


Previo al contacto con los medio…

Planificar con anticipación un calendario de eventos.

Preparar material de difusión general sobre la organización (brochure, trípticos, videos, calendarios etc).

Preparar un comunicado de prensa claro que permita dar a conocer los detalles del evento, con datos y contactos que permitan profundizar en el tema. Incluirinformación institucional del techo, para aquellos que lo conocen por primera vez.


Enviar la convocatoria de prensa con cuatro días de anticipación e insistir el día previo llamando para recordar el evento y confirmar la presencia.

No dejar de decir gracias!!!

Fijar metas comunicacionales por periodos sobre la base de las acciones y eventos planificados durante el año (Carta Gantt),tales como número de apariciones en los medios, hitos comunicacionales, convocatorias para voluntarios, etc.

Definir el enfoque que queremos que se dé al tema o en cada medio.

Estrategia hacia los medios:

- Promover una relación abierta.
- Respeto profesional mutuo. Hay que tener paciencia en el contacto con los medios. Es muy probable que cueste al principio, pero hay que insistir,siempre partiendo del respeto.
- Atender sus necesidades.
- Asumirlos como representantes legítimos del público.


Al momento de convocarlos …


Conocerlos!!!!

Detección de medios locales existentes (Radio, televisión, diarios, agencias de noticias, revistas, medios electrónicos). Conocerlos en profundidad, cobertura, público, audiencia tiraje, etc.

Crear y mantener una Base de Datosactualizada de los medios de Comunicación. (nombre, cargo, medio, teléfono, correo electrónico, dirección, fax).

Conocimiento actualizado de los distintos espacios en los medios (Secciones: Nacional, Economía, Sociedad, Crónica, etc.). Es muy importante conocer a fondo los espacios porque en muchos casos hay espacios (suplementos, programas) especialmente dedicados a la solidaridad, la RSE,testimonios o investigaciones donde hay mayores posibilidades de que cubran algo especifico, construcción, historia de familia de campamento, o investigaciones que necesiten datos del Techo como fuente, etc.

Llamar a los EDITORES generales y de secciones afines con nuestro trabajo, para coordinar reuniones. Visitarlos. Presentarles la organización (1er contacto, país emergente), contarles laplanificación del año (2do contacto). Hay que estar pendiente de las RR.PP con los medios, enviarles tarjetas de navidad, saludos en aniversarios, estar presentes en eventos donde estén los medios, conocer a los editores y periodistas que nos interesan, que sepan del proyecto, lo que es lo que hace y lo que tiene planificado.

Mantener a la organización presente en la “mente” de los medios. Enviarinformación constantemente sobre lo que hace, invitar a cubrir a los eventos planificados, y mostrar las actividades de la organización.

Implementar un excelente plan de relaciones públicas con los medios, estar siempre en constante comunicación. (visitas, regalos, agradecimientos, día de la secretaria, día del periodista). Hay que estar pendiente de las RR.PP, estar presentes en eventos dondeestén los medios, conocer a los editores y periodistas que nos interesan, que sepan del proyecto, lo que es lo que hace y lo que tiene planificado.

Estar en constante revisión de estudios anuales de medios (nº de ejemplares, rating, público objetivo, aparición de nuevos medios, etc.).

Buscar alianza estratégica para difusión durante el año o durante la campaña con más fuerza.

Generarcontenidos sobre el trabajo que hacemos, pensando en qué forma puede ser atractiva para los distintos medios (imágenes, fotos etc).

Mantener actualizados la página Web, folletos y todo tipo de documentos que hablen de UTPMP en general y en su región.


Generar Apariciones en Prensa:

Se trata de gestionar con los medios de comunicación notas de prensa, reportajes, entrevistas, etc. En relación a...