Pocedimiento de inventario

PROCEDIMIENTO PARA LA OBTENCIÓN DEL INVENTARIO

POR EL MÉTODO DE CONTRASTE FÍSICO

(DOCUMENTO DE TRABAJO)

1.
2.
OBJETIVO GENERAL

Obtener una relación, completa, ordenada y contrastada físicamente, del acervo de una biblioteca o de una colección determinada.

3. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

-Obtener una relación de los materiales documentales perdidos.

-Obtener una relaciónde: materiales documentales enviados a alguna parte (encuadernación, etc.), capturados erróneamente en procesos técnicos, etc.

-Actualizar el catálogo electrónico

3. NORMAS DE OPERACIÓN

-Ley General de Bibliotecas
D.O.F., 21-I-1988

-Reglamento Interno del Instituto Politécnico Nacional.
G:P. , septiembre, 1988

-Reglamento Orgánico del Instituto Politécnico Nacional.G.P., agosto, 1999

-Ley General de Bienes Nacionales
D-O.F. 8-I-1982 y reformas adicionales D.O.F., 4-III-1980 y 29-VII-1994

-Código Civil para el Distrito Federal.-


-Manual de Procedimientos para el Registro y Control de los Inventarios de Bienes Muebles (SEP)

-Norma de Sistemas de Gestión de la Calidad.- Fundamentos y Vocabulario.-
ISO-9200 COPANT/9-2000;NMX-CC-9000-IMNC

-Manual de Organización de la Coordinación General de Bibliotecas y Servicios de Información


4. POLÍTICAS

-La información mínima que debe incluir la lista de inventarios es: título, autor, número de adquisición o código de barras, editorial y costo (estimado este último, si no se conoce el dato.), entre otros.

-La biblioteca debe tener su acervo (considerar todos losmateriales que lo conforman) , debidamente clasificado, ordenado topográficamente e identificado cada ítem con su ID o número de adquisición respectivo.

-Se debe tener un listado de preinventario actualizado, ordenado topográficamente, del acervo o de la colección de la que se desea obtener el inventario (los sistemas para automatización de bibliotecas como Unicornio o cualquier otro similar,generalmente proporcionan este listado.)

-No debe marcarse físicamente el material cuando esto dañe o deteriore al mismo.

-Los materiales documentales adquiridos por compra, donación, transferencia o canje que deben incluirse en el inventario son:

Libros

Mapas

Tesis

Audiovisuales

Materiales en medios magnéticos y formatos no convencionales (bases de datos en línea)

Reportes oInformes Técnicos.

Publicaciones periódicas. Éstas deben inventariarse por fascículo cuando sean adquiridas por compra. En caso contrario solamente por colección.

Otros que por su interés y utilidad se desea conservar en la biblioteca.

* Materiales documentales que no deben incluirse en el inventario.

Publicaciones efímeras. No adquiridas por compra, ejemplo: catálogos comerciales.CD o disquetes que formen parte integrante de otro material inventariable.

Materiales del archivo vertical

-Se recomienda efectuar el procedimiento de inventario sin suspensión del servicio
bibliotecario y realizarlo en las épocas de menor demanda de los servicios (vacaciones de los alumnos, etc.)

-El inventario deberá realizarse por colecciones.

-El inventario debe incluir todoel material.

Responsable | Descripción de Actividades | Tiempo | Forma o Docto. |
Biblioteca de ECU(BECU) | 1. Identifica requerimiento de Inventario. | 5 min.-1 hora | |
BECU | 2. ¿Tiene relación de preinventario? Sí: pasa a la actividad 9. No: continúa con la actividad 4 | | Relación de preinventario |
BECU | 3. ¿Tiene catálogo automatizado? No: pasa a la actividad26.Sí: continúa con la actividad 4. | | Catálogo automatizado |
BECU | 4. Solicita relación de preinventario al Departamento de Sistemas de Bibliotecas de ECUs. | 5-60 minutos | Vía telefónica, correo electrónico u otro medio. |
Departamento de Sistemas de Bibliotecas de ECU’s (DSBE) | 5. Recibe solicitud de relación de preinventario de la ECU. | 2 min.-1 día | Vía telefónica o correo...