Política de Inventarios

POLITICA DE INVENTARIOS

Con el objetivo de garantizar el correcto proceso de la toma física de inventarios se establece la siguiente política la cual servirá de referencia en futuros inventarios:
1. Los inventarios deben realizarse a puerta cerrada sin registro de movimientos de inventario al momento del conteo físico.
2. Todas las transacciones de Inventario deben estar ingresadas en elsistema y procesadas (Recibos a proveedor, transferencias, consumo u otro movimiento de mercancía que afecte el inventario).
3. Todo producto identificado con codificación inconsistente deber reportado de inmediato a la persona encargada de inventarios y corregido antes de la toma física.
4. Todos los ajustes al inventario, deben ser validados y autorizados por el Coordinador, Gerente o DirectorMédico con el fin de garantizar su veracidad y contabilización, quienes a su vez en conjunto con contabilidad y auditoría tomaran las medidas correspondientes frente al ajuste.
5. Las diferencias que se presenten en el inventario deberán ser justificadas por el Coordinador, Gerente o Director a más tardar 48 horas siguientes a la realización del inventario considerando las siguientes causasposibles:

Hurto interno.
Hurto externo.
Cambio autorizado.
Error en recibo de mercancía.
Error en transferencia de mercancía.
Error en ajuste por inventario anterior.
Faltante de mercancía en un pedido recibido.
Sobrante de mercancía en un pedido recibido.
Error en la digitación del consumo del producto (Código o cantidad).
Error en la codificación del producto (Cantidad diferente o preciodiferente).
Error en la unidad de embalaje.
Otros (Cuales, explicar).

6. El Coordinador, Gerente o Director efectuara seguimiento a las principales causas de variación en el inventario determinando el plan de acción a seguir.
7. El equipo de Contabilidad, Auditoria y Revisoría Fiscal realizara acompañamiento y monitoreo aleatorio de los inventarios para evaluar su ejecución y sus resultadospara ello el archivo magnético contra el cual se va a realizar la validación debe ser enviado el día anterior a los correos electrónicos correspondientes.
8. El Coordinador, Gerente o Director debe tomar medidas disciplinarias en el evento en que las diferencias de inventario obedezcan a errores u omisiones administrativas, errores de conteos u omisión de procedimientos.
9. El inventario físicocontempla el 100% de los productos existentes en los almacenes en el momento del conteo.
10. La semana previa a la realización del inventario se deben organizar los medicamentos, insumos y demás productos a inventariar asegurando que estos se encuentren en una única ubicación.
11. El inventario se realiza teniendo en cuenta el lote del producto. Se cuenta por lote y cantidad.
12. El inventario serealiza en la misma unidad de presentación del producto.
13. El día antes a la realización del inventario no se deben programar recibidos de mercancías.
14. El inventario contempla cinco actividades básicas a saber:

Preparación.
Generación de Planillas.
Registro de Inventario.
Calculo de Diferencias.
Procesamiento de Diferencias (imov).

15. El conteo físico se realizara de laestantería a la planilla y no al contrario, cada vez que se cuente un producto se le debe pegar el sticker que represente “inventariado”.
16. Las planillas de inventario deben ser firmados por cada uno de los responsables del conteo físico.
17. Las planillas de inventario no deben tener borrones, en caso de escribir un dato equivocado se debe tachar con una “X” y al lado escribir el dato correcto.
18.El inventario general se realizara en dos conteos y para los productos que presenten diferencias se realizaran 3 conteos. Cada conteo debe ser realizado por personas distintas.
19. Las planillas de inventario deberán archivarse y guardarse en su totalidad en la sede correspondiente.
20. La mesa de control o personas que digiten la información de las planillas al sistema deben ser diferentes a...