Política y Procedimientos para los desembolsos de efectivo

Páginas: 6 (1322 palabras) Publicado: 1 de febrero de 2016
Política y Procedimientos para los desembolsos de efectivo

Los desembolsos de efectivo, a través de la Universidad de Maryland en College Park Fundación, son solicitados por el titular de la cuenta específica en varias escuelas y departamentos en College Park. Utilice el Formulario de Solicitud de Desembolso en el Apéndice H.

Objetivos de Control:
Para asegurarse de que el dinero se desembolsasolamente con la autorización adecuada con el apoyo de la documentación correspondiente, es para fines comerciales válidos, y se registra correctamente, todos los desembolsos deben:

• proporcionar un beneficio directo a una escuela, instituto, agencia o programa; • informado adecuadamente a efectos impositivos;
• utilizado en cumplimiento de las restricciones de los donantes

Reglas generalesPlan de cuentas:

La Fundación cuenta con un "Plan Responsable". El término "Plan Responsable" fue desarrollado por el IRS para establecer reglas que definen los reembolsos de gastos legítimos.

Un Plan Responsable cualificado requiere que todos los gastos a

• Tener un propósito comercial de buena fe

El IRS puede ver un desembolso como proporcionar un beneficio personal si hay alguna duda conrespecto a su objeto social. A pesar de que en algunos casos el propósito del negocio puede ser implícita, debe ser documentado específicamente para pasar el escrutinio del IRS.

Pagar por o reembolsar los gastos suntuosos o extravagantes inaceptable. Estos términos se utilizan en IRC Sec 162 y se utilizan repetidamente en IRS
documentación, por lo general con un comunicado que estos gastos no sondeducibles. La Fundación determinará a su entera discreción, ya sea por no pagar o reembolsar o para reducir las solicitudes de pago de los gastos, que son irrazonables.

• Estar debidamente justificada

La Fundación requiere recibos originales en el caso de que un empleado se reembolsará una parte de los gastos de las fuentes de la Universidad. En estos casos, se aceptará una copia de la factura yel formulario de reembolso Estado. De lo contrario, la Fundación no reembolsará los gastos, que carecen de los recibos originales.

Declaraciones de la tarjeta de crédito son generalmente suficientemente detallados para proporcionar documentación de apoyo adecuada. Recibos originales para compras con tarjeta de crédito se pueden obtener del proveedor y siempre deberán adjuntarse a la solicitud deverificación. Excepciones al requisito de la recepción:

• El uso de negocios de un coche personal en tarifa estándar por milla • incidental inflexión
• Los gastos en $ 25
Tasa o velocidad del Departamento de Estado EE.UU. (- solicitudes de viaje en la página 29 para obtener más información Ver la sección sobre los desembolsos de efectivo) • Viáticos basado en la Universidad aprobó

Reconstrucciónde registros es permisible si los originales perdidos por circunstancias ajenas a la voluntad del contribuyente, tales como incendios, inundaciones, etc. Puede haber algunos casos en los que la Fundación va a reembolsar a una persona por buena fe gastos de negocios, cuando se han perdido los recibos, pero el reembolso generalmente se incluyen como compensación sujeta a impuestos.

IRS REQUIEREQUE pagos a personas que no pueden clasificarse como "plan RESPONSABLE", SER INCLUIDOS EN LA RENTA DE LA PERSONA, YA SEA EN UNA W-2 o en un formulario 1099.

• Estar representado en forma oportuna

La Fundación no reembolsará los gastos de más de seis meses de edad. Sin embargo, si una persona recibe un anticipo de viaje, las pautas del IRS son más estrictos. Todos los anticipos para viajes debentenerse en cuenta dentro de los 60 días. (Vea los procedimientos de reembolso de viajes de abajo. Deducir el importe del anticipo de su reembolso solicitado o remitir un cheque a nombre de la Fundación con una forma de depósito no regalo si su avance supera los gastos).

Bajo Reg. 1,62-2 (f) un "Plan Responsable" debe exigir a las personas a regresar dentro de un plazo razonable las cantidades...
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