Politas

http://es.scribd.com/doc/17179753/Trabajo-Sistemas-Contable
Caja chica:

La caja chica se utiliza para realizar pagos menores, y se debe establecer un monto tope para las erogaciones a efectuar. Estos pagos deben ser autorizados previamente por la administración de la Empresa. Cualquier cambio en este fondo será mediante memorándum, con firma autorizada. Las políticas de manejo de éste deberánser entregadas por escrito al responsable del mismo.

Se debe tener en cuenta lo siguiente:

a) Solo una persona será encargada del manejo del fondo.

b) Ningún funcionario tendrá acceso a este fondo, no puede autorizar valores a su favor, realizar canje de cheques, pagos provisionales vales.

c) Todo pago deberá poseer comprobante de caja chica con sus documentaciones soportesanexas, como son facturas, recibos, etc.

d) El comprobante debe estar firmado por el beneficiario, que siempre deberá ser una persona física, debe escribirse a tinta, expresar el importe con números y letras, y finalmente, estar aprobado por un funcionario.

e) Cuando se desconozca el monto exacto de un desembolso, se realizará un vale provisional, el cual será canjeado por elcomprobante definitivo tan pronto se conozca el importe real del egreso.

f) Se deben realizar arqueos sorpresivos periódicamente.

g) Cuando se haya consumido el 75% del fondo, deberá solicitarse su reembolso mediante una reposición de fondo de caja chica, el cheque emitido a favor del custodio de dicho fondo. A éste se deben anexar todos los comprobantes que avalen el monto del cheque,debidamente cancelados con el sello de pagado, el cual deberá contener el número del cheque y valor del mismo. Invariablemente deberán reembolsarse los gastos incurridos cada fin de mes para que estos queden consignados en las operaciones del mes correspondiente.

h) El custodio no debe tener acceso al efectivo recibido de los clientes u otros conceptos, ni a los libros de registros, de esta forma seevita cubrir faltantes mediante el empleo de fondos provenientes de cobros o por medio de la elaboración de asientos contables.

Bancos: Puede ingresar durante las 24 horas del día en los cajeros automáticos, tanto en Efectivo, como con cargo a tarjetas de débito y crédito de otras entidades, o bien por banca Electrónica.
Diariamente se deberá enviar al banco el depósito del dinero ingresadodel día anterior o día hábil, todo esto previa verificación del contador general, quien iniciará la hoja del depósito como señal de aprobación.

Una vez entregados el o los depósitos, la persona encargada queda descargado de responsabilidad pasando esta a la persona que realiza el depósito. El volante de depósito deberá ser sellado por el banco y verificado por un funcionario no relacionado conquien elabora el depósito y quien lo lleva al banco.

Se debe tener en cuenta:

a) Los fondos que por alguna causa permanezcan sin depositar se deben guardar en caja de seguridad. Para estos fondos se usan pólizas de fidelidad, robo e incendio. Igualmente en caso de pérdida fuera del local.

b) Controlar la existencia de los talonarios de cheques, que estén prenumerados, se usen ensecuencia y así evitar que personas sin autorización puedan malversar fondos.

c) Los cheques nulos deberán mutilarse la parte de la firma y archivarse.

d) Usar el formulario de solicitud de cheques, aprobado y firmado por el o los funcionarios autorizados.

e) Usar máquina protectora de cheques para evitar la alteración de los mismos.

f) Se deben emplear firmas conjuntaspara los cheques, una de las cuales no debe ser responsable de los registros de operaciones, custodia de efectivo o autorización de comprobantes.

g) Segregar funciones entre el que custodia y distribuye los cheques y los responsables de registros de operaciones, custodia de efectivo o autorización de comprobantes.

h) Evitar los cheques al portador, así como la firma de cheques por...