politica administracion de documentos

Índice
1 Aprobación y vigencia
2 Destinatarios
3 Objetivos
4 Documentos del Negocio
5 Documentos que no son considerados
Documentos del Negocio

6 Propiedad de los Documentos del Negocio
7 Importancia de los Documentos del Negocio
8 Creación de Documentos
9 Conservación de Documentos
10 Eliminación de Documentos
11 Revisión anual de Documentos
12 Documentos de naturaleza confidencialo sensible
13 Gestión responsable de Documentos
14 Responsabilidades y rendición de cuentas
15 Consecuencias por incumplimiento
16 Comité de Administración de Documentos
17 Actualización de la Política
18 Consultas


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Aprobación y vigencia
El Comité Ejecutivo de Bavaria S.A. (enero 29 de 2014) y las respectivas Juntas
Directivas deCervecería Unión S.A. (octubre 28 de 2013), Cervecería del Valle S.A.
(febrero 4 de 2014), Impresora del Sur S.A. (noviembre 12 de 2013), Maltería
Tropical S.A. (noviembre 12 de 2013), Sociedad Portuaria Bavaria S.A. (noviembre 12
de 2013), Inversiones Maltería Tropical S.A. (febrero 18 de 2014), Transportes TEV S.A.
(noviembre 5 de 2013) y Fundación Bavaria (noviembre 5 de 2013) aprobaron la
Política deAdministración de Documentos y ordenaron su publicación y difusión.
Esta Política tiene vigencia para cada Empresa y para la Fundación Bavaria a partir
de su respectiva fecha de aprobación.

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Destinatarios
El presente texto establece la Política de Administración de Documentos (en
adelante, la Política) para Bavaria S.A., Cervecería Unión S.A., Cervecería del
Valle S.A., Impresora del Sur S.A.,Maltería Tropical S.A., Sociedad Portuaria
Bavaria S.A., Inversiones Maltería Tropical S.A. y Transportes TEV S.A. (en
adelante, la Empresa), y para Fundación Bavaria, en cuyo caso la expresión la
Empresa se entenderá como la Fundación.
En consecuencia, esta Política obliga a todos los empleados directos de la Empresa
y a los empleados de los contratistas y subcontratistas en lo que les seaaplicable.

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Objetivos
Los objetivos de la Política son los siguientes:
a) Facilitar a la Empresa la administración de sus Documentos, de acuerdo con
todas las regulaciones aplicables.
b) Facilitar la adopción de las mejores prácticas y los estándares internacionales en
la creación, conservación y eliminación de Documentos.
c) Promover la buena administración de los Documentos con el propósito demaximizar su uso como recurso del negocio.

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Documentos del Negocio
Documentos del Negocio se define en sentido amplio e incluye toda información
corporativa creada, recibida, conservada, modificada o transmitida en cualquier
medio o formato.
Son Documentos del Negocio, en medio electrónico o impreso, entre otros:
correspondencia, contratos, facturas, actas, bases de datos, manuales, reportes,planos, licencias, escrituras públicas, historias laborales, historias médicas,
formularios, presentaciones, fotografías y videos.
Todos los Documentos del Negocio están sujetos a esta Política y se deben
administrar dando cumplimiento a ella.

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Documentos que no son considerados
Documentos del Negocio
No son Documentos del Negocio aquella información que no se relaciona con
la Empresa, por ejemplocorreos electrónicos no deseados (spam) y asuntos
personales.
Los Documentos que no son considerados Documentos del Negocio no están
sujetos a las disposiciones normales de conservación establecidas y deben ser
eliminados, a menos que sean objeto de una Orden Jurídica de Conservación como
se explicará más adelante.

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Propiedad de los Documentos del Negocio
Los Documentos del Negocio creadoso archivados utilizando los sistemas
o equipos de la Empresa, y los creados o recibidos por personas relacionadas
con las actividades de la Empresa, las cuales pueden ser empleados directos,
empleados de contratistas o de subcontratistas, son de propiedad de la Empresa
y no pertenecen a las personas o a las áreas individualmente consideradas; sin
embargo, esto no excluye la responsabilidad de...