Politica caja chica

Política de Caja chica
Se va a crear un fondo fijo de 3,000.00 M.N. para los gastos menores de la compañía XX que será de hasta 2,000. M.N.
Procedimiento
* Solo se pagaran gastos hasta 2,000.00 M.N. los jefes de área deberán autorizar la compra de los insumos.
* La persona encargada de la caja chica será del dpto. de contabilidad
* El encargado del fondo fijo estará obligado afirmar una carta responsiva
* Cuando el elemento del dpto. le solicite el fondo para realizar un arqueo de caja este deberá entregárselo para su revisión
* El encargado del fondo fijo tendrá la obligación de revisar al momento de pagar que lo comprobantes cumplan con los comprobantes fiscales y firmas de autorización
Para lo anterior debe de asegurarse que los comprobantes contenganlos siguientes datos:
* Contener el nombre, denominación o razón social
* Domicilio fiscal
* Clave del Registro Federal de Contribuyentes de quien los expida
* Contener impreso el número de folio
* Lugar y fecha de expedición
* Registro Federal de Contribuyentes de la persona a favor de quien se expida
* Valor unitario consignado en número e importe total consignado ennúmero o letra, así como el monto de los impuestos que en los términos de las disposiciones fiscales deban trasladarse, en su caso

Referencias
Artículos 29 y 29A del CFF; LIVA 1, 1A, 2, 2A, 4 Tercer Párrafo, LISR Art. 31 y 32
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* Cuando un dpto. solicita vales provisionales de caja, estos deberán ser comprobados dentro de 48 hrs, de no ser así se le descontara por nomina a quien hayarecibido dicho importe.
* Un dpto. no podrá tener más de 3 vales provisionales al mes de caja si es así ni se le dará dinero hasta que compruebe los anteriores
* Los comprobantes de gastos solo serán utilizados para pagar pasajes, taxi (siempre y cuando den comprobantes).
* Cuando se pague una factura o se compruebe un vale, nota o vale provisional de caja , estos deberán traer elsello de recibido del almacén
NOTA: La evaluación de la suficiencia de las cajas chicas será en base a un promedio de 3 o 4 reembolsos por mes, si estos son más frecuentes indicara que se requiere un aumento de fondos; si por el contrario los reembolsos son menores a 3 o 4 por mes indicara que se debe de hacer una disminución al fondo fijo de caja. Todas las creaciones de nuevos fondos así comoaumentos y disminuciones serán aprobadas únicamente por la Dirección General

Responsabilidades

Es responsabilidad del las Gerencias y Coordinaciones cumplir con esta política para el uso de la caja chica
Es responsabilidad del custodio de caja chica hacer uso de este fondo de acuerdo a las siguientes condiciones:
Utilizar monto de efectivo con la finalidad de cubrir gastos que por sunaturaleza e importe no ameritan ser cubiertos o esperar la elaboración de una orden de compra (OC) para su posterior pago por cheque

Chica y Reembolsos
Mantener el efectivo adecuadamente resguardado.

Compromiso de solicitar y conservar los comprobantes de todos los gastos incurridos con objeto de presentar a la brevedad posible el reporte de gastos correspondiente.

Todo gasto cubiertomediante caja chica deberá ser previamente aprobado por el personal autorizado. El gasto deberá estar soportado con una factura la cual deberá contener el nombre, fecha y firma de quien incurrió en el gasto

No se entregarán anticipos a proveedores ni se proporcionarán anticipos para viaje a través de este fondo

Toda factura deberá especificar el concepto del gasto como: gasolina, aceite, peajes,repuestos, material, copias, etc. No se aceptarán comprobantes con la descripción de “consumos varios”, “misceláneos”, “compras varias”, etc., las facturas deberán estar claramente especificadas

Todo gasto deberá ser reportado en un periodo no mayor a 30 días
Hacer el reembolso de gastos cuando se haya ocupado el entre el 60% y el 70% del fondo de caja, para tener dinero siempre disponible...