politica de gestion

AUDITORÍA Y GESTIÓN DE LOS FONDOS PÚBLICOS

Caridade Sanz Bravo
Xefa da Sección de Arquivo e Biblioteca
Consello de Contas de Galicia

Archivos y gestión de documentos en los
OCEx. Fundamentos de una
política corporativa

RESUMEN/ABSTRAC:
Las organizaciones que quieran incorporarse a modelos de gestión de calidad y
abordar con garantías la administración electrónica deben contar consistemas corporativos de gestión de documentos que incluyan, como un elemento indispensable,
programas específicos para los documentos de archivo.
El concepto de “archivo” como algo que está al final del proceso administrativo
y es cosa de “archiveros” debe ser sustituido por un nuevo concepto en el que el
archivo pasa a ser algo sistémico y corporativo que atañe a toda la organización.
LosOCEX deben incorporarse a los cambios que se está produciendo en el ámbito
de la gestión de documentos. Deben analizar sus actuales métodos de organización
del trabajo y de tratamiento de las evidencias que aquel genera. Deben diseñar
sistemas globales y corporativos que se ajusten a la normativa internacional y que
garanticen la continuidad de sus actividades con eficiencia y seguridadjurídica.
Organisations looking to incorporate quality management models and successfully implement electronic administration must have corporate document management
systems that include specific programs for archiving documents as an essential element.
The concept of “archiving” as something that takes place at the end of the administrative process and as the domain of “archivists” must be replacedwith a new concept in which archiving is seen as something systemic and corporate that concerns
the entire organisation.
External control bodies must incorporate the changes that are taking place within
the document management field. They must analyse their current methods for
organising work and for processing the evidence produced as a result of this work.
They need to design comprehensivecorporate systems that comply with international standards and that guarantee continuity in their activities whilst ensuring
efficiency and legal security.
PALABRAS CLAVE/KEYWORDS:
ARCHIVOS, GESTIÓN DE DOCUMENTOS, POLÍTICAS CORPORATIVAS, SISTEMAS DE
GESTIÓN, ÓRGANOS DE CONTROL EXTERNO.
ARCHIVES, DOCUMENT MANAGEMENT, CORPORATE POLICIES, MANAGEMENT
SYSTEMS, EXTERNAL CONTROL BODIES.

AuditoríaPública nº 49 (2009) p.p 87 - 98

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AUDITORÍA Y GESTIÓN DE LOS FONDOS PÚBLICOS

I. INTRODUCCIÓN. OJEADA AL PASADO RECIENTE.
ARCHIVOS Y ADMINISTRACIÓN EN ESPAÑA

Investigadores y profesionales de los archivos y
administrativistas, sensibles con esta problemática,
denuncian con frecuencia la falta de definición de
una verdadera política española de tratamiento de
los documentos o de,lo que viene siendo lo mismo,
un verdadero modelo de gestión de documentos de
archivo que incorpore los instrumentos necesarios
para garantizar el tratamiento eficaz y rentable de
aquellos en los sistemas de archivos, sean estos del
ámbito que sean.
Como razones de esta carencia de definición, que
se mantuvo durante el siglo XX en general en todo
el Estado y que, desgraciadamente, sigueexistiendo
a día de hoy en determinadas comunidades autónomas e instituciones, se citan habitualmente:
• Las modificaciones en la legislación, especialmente en lo relativo a la legislación de procedimiento administrativo, que supusieron un
abandono de la interconexión entre la gestión
administrativa y la gestión documental.
• Las transformaciones administrativas, concretamente la mayorcomplejidad e interconexión
de los órganos administrativos, junto con una
ampliación constante de sus ámbitos de actuación.
• La disminución de los mecanismos de control
documental que incrementaron los problemas
derivados del uso de tecnologías que favorecen
la multiplicación injustificada de documentos.
• La concepción historicista de la actividad archivística que desemboca en su adscripción...