Politica de Viaje

POLITICA ORGANIZACIONAL
Política Gastos de Viaje

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24/05/2011

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Fecha

0

1. OBJETIVO
Proporcionar a los empleados de XXXXXXXXXX, las normas que rigen los Gastos de
Viaje y Representación, para facilitar su administración y control.
2. ALCANCE
Esta política aplica para todos los empleados de XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX que por
cuestionesde su trabajo tengan que viajar dentro y fuera del país.
3.

POLÍTICA

3.1. RESPONSABILIDADES
3.1.1. Empleados
Es responsabilidad del personal que incurrirá los gastos de viaje, el debido cumplimiento
de la Política de Gastos de Viaje.
Mantener el saldo de su Cuenta de Anticipos para Gastos de Viaje, al corriente
No tener más de uno anticipos sin comprobar o un anticipo de más de 15 díascomo
saldo.
Los saldos tendrán que ser pagados por el empleado antes del día 18 de cada mes de
lo contrario le serán rebajados de su próximo pago de nómina. Si el monto a pagar
excede al pago nominal del empleado, este pago se podrá realizar en 2 eventos
quincenales y/o mensuales.
Soportar sus gastos con comprobantes que reúnan los requisitos fiscales.
3.1.2. Gerencias que aprueban losgastos
Es responsabilidad de Administración y Finanzas dar a conocer esta política, así como
sus modificaciones.
Es responsabilidad de la Gerencia de las áreas involucradas cumplir y hacer cumplir a
su personal la política de gastos de viaje.
Rechazar aquellos conceptos que están fuera de la política o explicar dentro de la
cuenta de gastos, con claridad, la razón para la desviación.
Esrequisito que estos viajes estén incorporados en los respectivos presupuestos de
gastos.
Ningún funcionario o empleado podrá autorizar sus propios gastos.
3.1.3. General
Debe analizarse por el empleado y/o su jefe, la frecuencia de los viajes, con el propósito
de mantener estos a un mínimo indispensable.
El reunir varios asuntos en un mismo viaje, o resolver los asuntos por otro medio
(teléfono,fax, videoconferencia, etc.), que ayudan a reducir la frecuencia de viajes.
De la misma forma, el número de personas involucradas en un viaje debe mantenerse
al mínimo, tratando de reunir todos los asuntos en la persona más indicada, o pidiendo
que atienda asuntos colaterales, relacionados con el propósito del viaje, aunque no
correspondan directamente a su área de responsabilidad.
Por últimose establece como restricción general el evitar viajar juntos más de 2 (dos)
personas del mismo departamento.
Preparado por:

Firmas

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
Aprobado por

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

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0

3.2.
GASTOS DE REPRESENTACIÓN DENTRO DE LA CIUDAD
3.2.1.Comidas de negocios
Las comidas de negocios, con cargo a la compañía, sólo podrán realizarlas los
Directores y los Gerentes previa autorización del Director General.
Todas las comidas de negocios dentro de la ciudad, deberán estar aprobadas
previamente por la Dirección General dependiendo de cada caso. En casos de
excepción deberán ser aprobadas por el Gerente del Departamento y posteriormenteaprobadas por la Dirección General.
Deberá evitarse las comidas entre personal de xxxxxxxxxxxxxx , con cargo a la
Compañía.
El concepto, la razón del negocio y el objetivo a lograr, así como el nombre de los
participantes, deberán ser claramente indicados en el Reporte de Gastos.
3.3. ANTICIPOS PARA GASTOS DE VIAJE
Los anticipos para Gastos de Viaje tendrán un límite máximo autorizado,dependiendo
del nivel del empleado, y el lugar a donde se dirija.
Estos límites serán publicados periódicamente por el Departamento de Administración
y finanzas.
Los anticipos por viajes al extranjero, deberán estar, invariablemente aprobados por la
Dirección General.
Los sobrantes derivados de los anticipos, deberán reingresarse a la caja, a más tardar
el siguiente día hábil laborable,...