Politica de viajes

POLITICA DE VIAJES

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CONTENIDO Pág. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. OBJETIVO ALCANCE ÁREAS INVOLUCRADAS DEFINICIONES DESARROLLO REGLAS DEL NEGOCIO REGISTROS ANEXOS 4 4 4 4 5 6 12 12

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1. OBJETIVO.

Establecer el procedimiento para que los funcionarios de la empresa puedan gestionar los trámites de viaje deuna manera adecuada, ágil y sencilla.

2. ALCANCE. Inicia con la manifestación de la persona de la necesidad de viajar y finaliza con la legalización y aprobación de los gastos de viaje.

3. ÁREAS INVOLUCRADAS. Este procedimiento involucra a todas las áreas de la organización 4. DEFINICIONES GASTOS MENORES: Dentro de estos gastos se encuentran: gastos de transporte urbano, insumos de aseo ycafetería, gastos de correo, gastos especiales de alimentación, gastos de trámites legales de menor cuantía. Es el documento mediante el cual se valida un gasto, que no posea factura, tales como algunos de transporte, tarjetas celulares, etc..

VALE DE CAJA: MENOR

FACTURA:

Titulo valor en el cual se detalla el bien o servicio comprado, la cantidad e importe con la debida discriminación delimpuesto de venta, cuando así corresponde. Toda factura debe cumplir con los requisitos del Artículo 617 del Estatuto Tributario, según Anexo No. 1.

SOLICITUD Y PAGO: Este es acto mediante el cual el funcionario que viaja tramita la solicitud de los gastos DE GASTOS DE VIAJE causados para su reembolso.

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5. DESARROLLO 5.1. Solicitud deviajes. Una vez se tenga conocimiento del viaje se debe diligenciar el Formato de Solicitud de viaje, Anexo No. 2. En este formato debe especificar si requiere reserva de hotel, tarjeta de asistencia médica, etc. Tramitar la autorización de la Gerencia. En ausencia temporal del Gerente, la solicitud podrá ser aprobada por la Dirección Financiera y Administrativa o la Dirección Jurídica. Enviar elFormato al Operador (agencia de viajes contratada) autorizado. La Auxiliar Administrativa será la autorizada para enviar el Fax. El operador no tramita solicitudes que no cumplan los requisitos establecidos por la organización. El Operador expedirá el tiquete electrónico y lo enviará al correo de la Auxiliar Administrativa y al correo del pasajero. En caso de tratarse de un tiquete físico losituará en la compañía previo acuerdo con el funcionario que viaja. Cualquier cambio en la reserva es coordinado con el Operador a través de la Auxiliar Administrativa. En caso de ser necesario el hospedaje la empresa lo solicitará y pagará directamente o a través del operador. Si se requiere de viáticos para cubrir los gastos de viaje, se debe diligenciar el formato de Anticipo (Anexo No. 6) yentregara a la Auxiliar Administrativa quien liquidará el valor del dinero a entregar al funcionario y enviará el Original debidamente firmado tanto por el empleado como por la Gerencia, al funcionario responsable de tesorería para el trámite y pago de éstos, con mínimo tres días de anticipación a la realización del viaje. El funcionario de tesorería hará entrega del dinero, mediante transferenciaelectrónica si se trata de pesos colombianos o por ventanilla si se trata de otra moneda, acompañado de una carta modelo, tipo 1 o tipo 2 para formalizar la entrega del dinero. (Anexos No. 7 y 8) Si el viaje no se realiza, el funcionario deberá devolver el tiquete a la Auxiliar Administrativa quien tramitará con el operador la devolución del tiquete. El dinero entregado para cubrir los Gastos del...