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ADMINISTRACIÓN DE ESTRUCTURAS ORGANIZATIVAS

Prof. Patricia M. Delgado


1. Tecnologías organizacionales y estructura organizativa


Las organizaciones pueden ser descritas como los ámbitos en que los recursos se transforman en resultados, o bien, como modos de organizar el uso de recursos - humanos y materiales - buscando producir resultados con calidad y eficiencia. Al conjunto dereglas y procedimientos sobre el uso de los recursos que las organizaciones requieren emplear se denomina know how o tecnología organizacional.

Una parte de esa tecnología se refiere a la producción de lo que, según la finalidad institucional, se deba entregar a terceros (v.g. educación, vehículos, salud, conocimientos, transporte, seguridad, leyes, etc.). Otra parte tiene que ver con elfuncionamiento interno de la propia organización, necesario para cumplir aquellos objetivos finales (Hintze, 1999)

Dos grupos de tecnologías indispensables para el funcionamiento organizacional no se refieren a la aplicación directa de los recursos. El primer grupo incluye las técnicas de planificación y control, mientras que el segundo incluye las relativas al diseño y la administración de la propiaorganización.

El proceso de planificación debe establecer los resultados y metas a lograr y los recursos necesarios para hacerlo. La planificación se formaliza mediante el presupuesto, que es el instrumento de asignación de recursos mediante el cual una instancia de gobierno delega en diferentes agencias ejecutivas la autoridad para usarlos con el fin específico de producir determinadosresultados. Se trata de una asignación de responsabilidad e incluye los tres elementos necesarios para ello: resultados, recursos y autoridad; por lo que se le exigirá luego que rinda cuentas de lo efectuado.

Ese proceso de asignación de responsabilidad debe llegar hasta el nivel de los puestos de trabajo concretos que ocupará cada persona. Para ello utiliza como herramienta la estructuraorganizativa, definida por Aldo Schlemenson como el “sistema interrelacionado de roles oficialmente sancionados que forman parte del organigrama, junto con la definición de funciones y responsabilidades” (Schlemenson, 1987:40). El diseño de la estructura organizativa implica establecer, entre otras cuestiones, cuáles serán las áreas en que se dividirá la responsabilidad al interior de la organización, cuálserá la autoridad de estas áreas sobre el uso de recursos y también sobre otras áreas, y cuáles serán las relaciones de coordinación y articulación entre las mismas. Forma parte del proceso de administración de estructuras, que incluye tecnologías para describir y mantener el registro de la organización, y administrar los cambios y adaptaciones organizativas permanentes que las circunstanciasaconsejen o impongan.
Además de la estructura formal u oficial, existe una organización informal que emerge espontáneamente entre las personas que ocupan posiciones en la organización formal, a partir de las relaciones que establecen entre sí. Se forma a partir de relaciones de amistad o de antagonismo, o del surgimiento de grupos informales que no aparecen en el organigrama o en cualquier otrodocumento formal.
La divergencia o contradicción entre ambas estructuras crea desajustes que favorecen la ineficiencia y la aparición de tensiones y conflictos entre los miembros. Precisamente, la administración de estructuras busca mantener una alta - pero dinámica - coincidencia entre las estructuras formal y real, e ir reajustando la organización para que resulte adecuada al logro de los objetivosplanificados.


2. Principios de organización

Existen principios básicos y generales para el diseño organizativo, sobre los que se articulan las relaciones internas entre los distintos órganos en orden a garantizar la unidad, coherencia y eficacia de sus actuaciones (García Hoz y Medina Rubio, 1986).

Se pueden distinguir dos tipos de principios: esenciales y existenciales. Los primeros...