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Política Institucional I-POL-ADQ-003-3
Para la adquisición de bienes y servicios

Autor
Fecha Creación
Actualización
Próxima Revisión Sugerida
Dirección Compras Laureate México
Julio 2014
Septiembre 2014
Septiembre 2015

Objetivo
Establecer los criterios fundamentales para la adquisición de bienes y servicios en las universidades de la región México.

Alcance
Atodas las áreas de las diferentes universidades de la región que requieran solicitar la compra de bienes o servicios, a través del Área de Compras o mediante Autoservicio, según aplique.

Glosario
Comité de Licitaciones.- El comité encargado de lo referente a la normalización de las licitaciones de bienes y servicios y por extensión, de todo lo relacionado a las compras en la Institución.Perímetro de Responsabilidad de Compras.- Aquellos bienes y servicios que el Comité de Licitaciones define que deben adquirirse a través de la presente política.
Categorías de Compras.- Categorías de bienes o servicios administradas por el área de compras exclusivamente.
Categorías de autoservicio.- Categorías de bienes o servicios administradas por los usuarios.
Proceso de compra y/oautoservicio.- Actividades específicas mediante las cuales se realiza cualquier compra de bienes o servicios, sin importar la categoría a la que pertenezca.
Centro de trabajo.- Cada uno de los campus, planteles y demás domicilios de la Institución en el país.
CIP.- Presupuesto de inversión de CAPEX.
VMF.- Es la base de datos que contiene a todos los proveedores de bienes y/o servicios, así como a losacreedores diversos que de una u otra forma reciben pagos de la Institución.
IMF.- Es la base de datos que contiene a todos los bienes y/o servicios sujetos a compra.
Usuario Especificador.- Área o ejecutivo de la región, país o universidad, en la que recae la responsabilidad de la definición de características, especificaciones o estándares de los bienes y servicios de un rubro en particular.Formato de Especificación.- Documento que debe llenar todo usuario que requiera solicitar un bien que no se encuentre catalogado, en el cual debe indicar todas las características requeridas.
Formato de Alta de Artículo.- Es el documento que todo Category Manager y/o Autoservicio debe completar al momento de requerir el alta de un nuevo artículo o servicio una vez que haya finalizado sunegociación.
Category Manager.- Aquel que, siendo parte del departamento de compras, tiene facultades dentro de su descripción de puesto para efectuar negociaciones con proveedores de bienes y servicios.
Autoservicio.- Todo usuario que requiera de un bien o servicio incluido en las categorías de autoservicio. Será responsable por su negociación. Todas sus compras deben cumplir las políticas,procesos y procedimientos diseñados para ello.
EPRO.- Modulo dentro del sistema People Soft 9.1 en el cual los usuarios deben ingresar sus requisiciones.
PO.- Encargado de generar la orden de compra, revisarla y enviarla al proveedor.
Titular del área administrativa: Es la persona responsable del área administrativa del centro de trabajo, según el caso puede tener el puesto de DirectorAdministrativo, Gerente Administrativo o Coordinador Administrativo, etc.
Requisición.- Actividad mediante la cual un usuario solicita la compra de un bien o servicio. Toda requisición que ya cuenta con una especificación validada por el área de compras o autoservicio y que pasó por el flujo de autorizaciones correspondientes se considerará como aprobada.
Orden de compra.- Documento que se envía a unproveedor para solicitar la entrega de los bienes y/o servicios negociados.
User Support.- Contacto entre los usuarios y las áreas administrativas, como compras, cuentas por pagar, TI etc. En el caso de compras, es el encargado de recibir las requisiciones autorizadas, validar si el usuario está autorizado para realizar la compra dependiendo de la categoría a la que pertenece el bien o servicio...