politicas caja menor

Condiciones generales
1. La caja menor es una herramienta para hacer compras urgentes o gastos requeridos para el día a día.
2. Solo se autorizan gastos por caja menor hasta el tope máximo antesde aplicar retención en la fuente por servicios.
3. Toda transacción debe estar respaldada por un documento fuente que contenga todos los requisitos legales tales como:
Número de la factura
Razónsocial
Nit
Dirección
Teléfono
Y en caso de ser proveedor nuevo deben aportar el RUT
En caso de que el tercero no tenga l obligación de facturar el soporte debe ser una cuenta de cobro o un recibode caja menor, donde aparezca el nombre del tercero al que se le hace el pago, numero de cedula y la firma.

4. Las facturas a cancelar deben estar dirigidas a________________ con Nit______________
5. Además de las especificaciones legales expresadas en los puntos anteriores, los documentos deben tener
La descripción del producto o servicio en forma legible
Detallar el destino de la comprao del servicio
Contener el valor en números y letras
Firma del jefe de departamento que requirió la compra o el servicio.

6. Todos los soportes de caja menor deben ser originales y estarescritos con tinta, no se aceptan recibos sobrescritos con tachones o enmendaduras

7. Inmediatamente que se pague una factura o recibo que se reembolse se e debe colocar el sello de CANCELADO en un lugarvisible, centrado e desprendible, además de la firma de quien recibe.


8. La legalización de la caja menor deber ser avalada por la administración de la sede y presentada por su respectivo CMante la gerencia financiera para su visto bueno y reembolso

9. En todo momento debe estar cuadrada la caja menor, auditoria podrá realizar arqueos en cualquier momento, validando los controles10. Las compras e cafetería, papelería, y aseo no se deben pagar por caja menor, ya que los pedidos que corresponden a estos productos, se tramitan a través de otro sistema de compras.

11. Los...