Politicas Del Departamento De Reservaciones

ADMINISTRACION DEL DEPARTAMENTO DE RESERVACIONES
POLITICAS GENERALES
POLÍTICAS EN EL CASO DE RESERVACIONES INDIVIDUALES:
Reservaciones Individuales: Son aquellas que se solicitan para un mínimo de una persona y un máximo de 14 personas y tienen la misma fecha de llegada y salida.
Estas solicitudes podrán ser efectuadas a través de.
 Correo
 Fax
 Correo electrónico
 Teléfono
Personalmente en las oficinas del hotel.
Dichas solicitudes las podrán realizar:
Personas particulares:
• Si el cliente, cuya reservación está solicitando, se compromete a llegar al hotel antes de las 18:00hrs, se le garantizará sin más su reservación pero solo hasta dicha hora.
• Si el cliente llega después de las 18:00hrs, se le exigirá un depósito de garantía para confirmarle el cuarto.
• Sino hay tiempo para el depósito se solicitará al cliente el número de su tarjeta de crédito para garantizar su reserva.
Compañías o empresas:
o en caso de que gocen de una tarifa preferencial otorgada por el hotel, se les solicitará una carta membretada a un correo electrónico para garantizar la reservación, la carta deberá especificar si la compañía efectuará el pago o si el huésped pagará lacuenta en su salida.
Agencias de viajes mayoristas
Aquellas que tienen un contrato firmado con el hotel en el que se les otorga una tarifa especial debido al volumen del negocio, podrán o no tener un allotment de habitaciones.
Allotment: bloque de cuartos asignado para que pueda venderlos sin necesidad de tener que solicitar el espacio al hotel.
Datos que debe llevar un convenio para losallotments:
o numero de cuartos otorgados eb el bloque.
o Periodo de vigencia del convenio.
o Fecha de corte.
o La tarifa que aplicará en las diferentes temporadas del año.
Las agencias de viajes minoristas:
Aquellas que no tienen contratos específicos de tarifas o allotments con ningún hotel y se limitan a hacer las reservaciones a través de cualquier medio de comunicación
Reservas de compañíasaéreas se tramitarán de la misma forma que las de las de las agencias minoristas o de empresas o compañías.
POLITICAS PARA RESERVACIONES DE GRUPO.
Una reservación de grupo es aquella en la cual se solicita un bloque de habitaciones para determinado número de personas que entran y salen a la misma fecha.
El departamento de Ventas: es el encargado de hacer los trámites de la reservación de losgrupos en un hotel. Una vez que se confirme el espacio solicitado, el grupo es considerado como “tentativo” y se elabora una carta convenio con los sig. Datos.
 Número de cuartos solicitados
 Fecha de entrada y salida
 Tipo de cuartos confirmados
 Fecha del primer depósito o depósito de garantía
 Fecha del segundo depósito
 Fecha del último pago previo a la llegada.
 Eventos funciones ymenús
 Propinas que se incluirán
 Cantidad de cuartos otorgados en cortesía
 Fecha de entrega de listado de los participantes
 Políticas de cancelación y penalización por este concepto.
El gerente de reservaciones deberá seguir, a su vez, el siguiente procedimiento:
• Revisar cada día su expediente de seguimientos (trace file), para verificar las fechas de vencimientos de estos depósitos.• Marcar en su trace list la fecha indicada en el convenio para el recibo del listado de integrantes del grupo (rooming list)
POLITICAS EN EL CASO DE ALLOTMENTS
Manejo de allotments en un hotel:
 Elaborar un contrato por escrito y firmado por ambas partes (hotel y agencias de viajes)
 Otorgar una tarifa especial a la agencia de viajes
 Establecer las condiciones de pago y/o crédito
Establecer las fechas de corte por temporada del año
 Establecer las políticas de cancelación de habitaciones
PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE RESERVACIONES
PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DE RESERVACIONES INDIVIDUALES:
El hotel puede hacer este tipo de procedimiento por cualquier medio
 Teléfono, correo, fax y personalmente en las oficinas del hotel
1.-al recibir la solicitud de la...