Politicas manejo archivos gestion
Páginas: 4 (887 palabras)
Publicado: 4 de agosto de 2010
POLÍTICAS PARA EL MANEJO DE ARCHIVOS DE GESTIÓN DEL MEN
Definición
El archivo de gestión o de oficina es aquel en donde se reúne la documentación en trámite, en busca de solución a losasuntos iniciados, la cual es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas dependencias u otras que las soliciten.
1.1 Objetivos
Establecer las normas y parámetros querigen el manejo, organización, actualización y contenido del archivo de gestión que se maneja en cada dependencia.
Realizar y controlar el préstamo de documentos para consulta en las dependencias, conel fin de facilitar el acceso de los servidores a la información, y transferir el archivo de gestión al archivo central, de acuerdo a lo estipulado en las tablas de retención documental y procesosdefinidos para el efecto.
2 Funciones del Archivo de Gestión
Dentro de las funciones que debe asumir el personal encargado de la administración de los archivos de gestión, se encuentran:
1.Organizar y conservar la documentación en trámite.
2. Impedir la dispersión, superproducción y eliminación de documentos vitales.
3. Facilitar y controlar el préstamo de documentos de gestión.
4.Preparar las transferencias documentales primarias de acuerdo con las normas existentes.
5. Cumplir y hacer cumplir las normas establecidas por el Archivo Central y el Comité de Archivos de la Entidad.3 Importancia del archivo de gestión
6. Fuente de consulta para la toma de decisiones.
7. Fuente para testimoniar acciones.
8. Iniciador del proceso de normalización archivística (archivototal).
9. Gestor de la modernización administrativa.
1.4. Políticas
• La organización de los archivos de gestión debe basarse en la Tabla de Retención Documental debidamente aprobada.• Cada comunicado debe ir unido a su respuesta.
• Las comunicaciones tanto emitida como recibida, que forma parte de un expediente, se ordena con dicho expediente de acuerdo a las series....
Definición
El archivo de gestión o de oficina es aquel en donde se reúne la documentación en trámite, en busca de solución a losasuntos iniciados, la cual es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas dependencias u otras que las soliciten.
1.1 Objetivos
Establecer las normas y parámetros querigen el manejo, organización, actualización y contenido del archivo de gestión que se maneja en cada dependencia.
Realizar y controlar el préstamo de documentos para consulta en las dependencias, conel fin de facilitar el acceso de los servidores a la información, y transferir el archivo de gestión al archivo central, de acuerdo a lo estipulado en las tablas de retención documental y procesosdefinidos para el efecto.
2 Funciones del Archivo de Gestión
Dentro de las funciones que debe asumir el personal encargado de la administración de los archivos de gestión, se encuentran:
1.Organizar y conservar la documentación en trámite.
2. Impedir la dispersión, superproducción y eliminación de documentos vitales.
3. Facilitar y controlar el préstamo de documentos de gestión.
4.Preparar las transferencias documentales primarias de acuerdo con las normas existentes.
5. Cumplir y hacer cumplir las normas establecidas por el Archivo Central y el Comité de Archivos de la Entidad.3 Importancia del archivo de gestión
6. Fuente de consulta para la toma de decisiones.
7. Fuente para testimoniar acciones.
8. Iniciador del proceso de normalización archivística (archivototal).
9. Gestor de la modernización administrativa.
1.4. Políticas
• La organización de los archivos de gestión debe basarse en la Tabla de Retención Documental debidamente aprobada.• Cada comunicado debe ir unido a su respuesta.
• Las comunicaciones tanto emitida como recibida, que forma parte de un expediente, se ordena con dicho expediente de acuerdo a las series....
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