Politicas y procedimientos

1. PROPOSITO.

Proporcionar los lineamientos para cobranza.

2. ALCANCE.

Esta instrucción aplica al departamento de facturación y cobranza.

3.0 RESPONSABILIDADES.Facturación:

Obtener, organizar y archivar la información los contactos de cada cliente, asi como el contacto en su respectivo departamento de pagos.

Imprimir diariamente el Reporte deFacturas para conocer los clientes cuyas facturas están vencidas o están por vencerse y hacer llamadas y/o enviar emails a los clientes para solicitar pago y/o fechas de pago.

Reportarconstantemente sobre cobros realizados, Clientes morosos o problemas relacionados con ellos y/o con las facturas a la Contadora, a los Socios y caso de ser necesario a los Representantes de Ventasrespectivos.

4.0 DEFINICIONES.

Cliente: Son las personas o empresas a las que les brindamos servicios.

Factura Americana:

Es el documento con el cual la empresa cobra por susservicios a los clientes extranjeros.

Reporte de Facturas:

Reporte generado por el programa Peachtree que muestra las facturas de cada cliente con su fecha y numero de orden, asi comolos días transcurridos de cada factura.

5. FORMAS APLICABLES.

• Reporte de Facturas
• Facturas Americanas

6. PROCEDIMIENTO

1. Se imprime el reporte de facturasllamado Age Receivables del programa Peachtree.
2. Se señalan las facturas vencidas de cada cliente de acuerdo a su limite de credito y terminos de pago acordados.
3. Comunicarse con elencargado del departamento de pagos del cliente para confirmar fecha de pago.
4. Todos los depósitos y wires deben confirmarse con Yvette.
5. Todos los días se debe estar encomunicación con Yvette para que confirme cheques recibidos, de los cuales ella debe enviar copia por email a facturación.
6. Cuando Yvette deposita los cheques que llegan a San Jose, asi mismo ella...