Portafolio Management

¿Qué tan necesario es un proceso Portafolio Management en una organización?

El Portafolio Management ayuda a las organizaciones a enfocarse en los proyectos que más vale la pena y exigen menos inversiones iniciales. La buena gestión de proyectos con herramientas colaborativas refuerza la comunicación, coordinación y colaboración. Además de ayudar a identificar los proyectos que debenevitarse, el Porfolio Management destaca los proyectos que deben ser acelerados basados en sus beneficios de negocio previstos.

Todas las organizaciones tienen más ideas y problemas que recursos para resolverlos, sin embargo son pocas las organizaciones que conscientemente llevan a cabo la selección de sus iniciativas y proyectos en base al valor relativo que aportan al negocio.

Así como unportafolio financiero contiene las inversiones que proveerán los mayores beneficios dadas las metas de largo y corto plazo, del mismo modo, el Portafolio Management es un proceso que ayuda a la organización a asignar los (siempre) escasos recursos disponibles, al trabajo que representa el mayor valor para la organización. El Portafolio Management es una de las mejores prácticas de negocio disponibles hoyen día para obtener absolutamente el mayor valor por cada unidad monetaria invertida.

Por otra parte, se requiere un cambio cultural mayor respecto a la forma en que  muchas de las organizaciones trabajan hoy en día. Implementar un Portafolio Management es difícil, no tanto por la complejidad de los procesos, sino porque los directivos de la organización, en muchas ocasiones,  no estánrealmente dispuestos a disciplinar su forma de trabajo.
El Portafolio Management puede traer consigo varios beneficios, para poder justificar un cambio en los hábitos laborales se puede mencionar los siguientes beneficios:

Mejor alineación entre la estrategia y las iniciativas de negocio. El Portafolio Management no simplemente ayuda a asegurar que sólo el trabajo de mayor prioridad es aprobado;también tiene como resultado que el trabajo que será llevado a cabo, esté alineado con la estrategia de la empresa. Es decir, todas las decisiones del portafolio son tomadas en un contexto organizacional amplio, alineado a la estrategia y metas corporativas.

Mejor asignación de recursos. Al tener visibilidad completa del portafolio y una priorización aceptada por los actores clave de laorganización, se facilita la identificación de las distintas habilidades, conocimientos y competencias que se requieren así como los colaboradores idóneos para participar en los proyectos. De este modo evitamos el síndrome “asigna-al-que-va-pasando”. Los beneficios en este sentido se podrán observar en un mejor aprovechamiento del talento de la organización, que si se junta con prácticas sanas de dirección deproyectos puede redituar en un incremento de la productividad.

Mayor balance. Busca asignar los recursos proporcionalmente en función de la estrategia y de la realidad mundial. Proporciona la perspectiva para categorizar en donde asignar recursos y da una forma de ajustar el balance dentro del portafolio como sea necesario atendiendo factores exógenos y endógenos de la organización.

Crearuna filosofía de generación de valor. Decía Aristóteles que toda elección supone renuncia. Del mismo modo que cuando se decide invertir, se renuncia a contar con el monto de liquidez equivalente a la inversión (por ejemplo la compra de una casa), al integrar el portafolio de negocios de la organización se está eligiendo invertir los recursos de la empresa (tiempo, dinero, esfuerzo, materia prima,etc.) en los proyectos seleccionados, a cambio de obtener los beneficios de llevarlos a cabo.

Por ello, es importante que el proceso completo considere la elaboración de un documento conocido como plan de negocios. En éste se plasma con cierto nivel de precisión, los beneficios de llevar a cabo el proyecto, la inversión asociada, así como un análisis de valor en el tiempo o un comparativo de...