Pr

UNIDAD EDUCATIVA PARTICULAR
“NUESTRA SEÑORA DEL ROSARIO”
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

Código: Pr.6-01
Versión: 6.0
Fecha:
4/02/2016
Página: 1 de 7

1. OBJETIVO: Proveer oportunamente equipos, materiales, insumos, suministros y
servicios para la realización de las labores tanto administrativas como aquellas
concernientes a la prestación del servicio educativo en la Unidad Educativa Particular
NuestraSeñora del Rosario.
2. ALCANCE: Este procedimiento inicia con la solicitud de compra y termina con la entrega
de equipos, materiales, insumos, suministros y servicios.
3. DEFINICIONES
 Cotización: Documento externo generado por el proveedor para relacionar costos,
cantidad y especificaciones de la mercancía, producto o servicios a contratar, que
requiere el área y dependencia.
 Factura:Documento externo generado por el Proveedor, de acuerdo a la mercancía,
producto o servicio a contratar, para el pago del mismo.
 Mercancía: Son los elementos que intervienen en el desarrollo de las distintas
labores del solicitante o usuario.
 Solicitud de suministro: Es el documento para solicitar a la institución el suministro
de equipos, materiales, insumos, suministros y servicios.
 Solicitante oUsuario: Hace referencia al personal vinculado con la institución, que
requiere de equipos. Materiales, insumos, suministros o servicios para el normal
desarrollo de sus labores.
 Verificación: Confirmación mediante la aportación de evidencia de que se han
cumplido los requisitos especificados.
 Insumo: Bien Consumible utilizado en la producción de otro bien o servicio.
 Activo fijo: son losbienes tangibles de propiedad de la institución, adquiridos con la
intención de utilizarlos en forma permanente por un tiempo determinado, que no
están destinados para la venta
 Proveedor: Organización o persona que suministra un producto o servicio.

UNIDAD EDUCATIVA PARTICULAR
“NUESTRA SEÑORA DEL ROSARIO”
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

Código: Pr.6-01
Versión: 6.0
Fecha:
4/02/2016
Página: 2 de 7

4.DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
ETAPA
Compras
habituales

RESPONSABLE
Todos

Adquisiciones
menores

Ecónoma

EXPLICACIÓN
Todas las personas de la institución pueden
identificar alguna necesidad de suministros,
diligenciando el formato correspondiente y
entregando a Colecturía para su aprobación,
adquisición y entrega con 3 días de
anticipación.
Todas las compras inferiores a 50USD
pueden sercomprados a través de la caja
chica y soportada con sus respectivas
facturas y retenciones dependiendo del caso,
recibos aprobados para movilización y gastos
fortuitos.

REGISTROS
Solicitud de
materiales y
servicios R.6-01

Libro de caja
chica R.6-02

Cuando una persona de la institución deja de
laborar se le entrega la hoja de ruta para su
respectivo proceso, una vez llena el Hoja ruta
documentocolecturía lo recibirá para el salida
cuadre de caja chica

de

En adquisiciones superiores a 50USD se
Vale de caja
realizará retención y se cancelará con
R.6-03
cheque.
Adquisiciones
mayores

Dirección
administrativa
financiera

Análisis de
cotizaciones y
Calificación el
Proveedor:

Ecónoma y
Contador

Evaluación de
proveedores
calificados

Ecónoma y
Contador

Todas las adquisiciones que se requierenpara mantener infraestructura y adquirir
equipos, las solicitudes de suministros y
servicios serán solicitado y firmados por
Dirección administrativa financiera, luego se
procede a la compra.
Para las compras mayores ($1,000.00
incluido IVA) se necesitan mínimo tres
cotizaciones y la compra se realizará al
proveedor que brinde mejor servicio, calidad
del producto, tiempo de entrega y garantía.
Lascompras menores serán adquiridas a
proveedores que dispongan factura y no son
considerados dentro de la lista de
proveedores calificados.
Los proveedores que obtengan una
puntuación de 3 puntos integrarán la lista de
proveedores calificados.

Solicitud de
materiales y
servicios R.6-01

Calificación y
Evaluación de
proveedores
R.6-04

Calificación y
Evaluación de
proveedores

UNIDAD EDUCATIVA...