Practicas De Oficina

PRACTICAS DE OFICINA

INTRODUCCION

Cuando se piensa en una oficina generalmente se imagina un salón destinado al trabajo, dotada de una serie de utensilios y herramientas mecanográfica, de cálculo y archivo, entre otros. No obstante, existen muchas formas de distribuir el espacio en una oficina según la función y cuántas personas trabajarán dentro del mismo cuarto, así mismo en unextremo cada trabajador tendrá su propio sitio, en el otro una oficina grande abierta que se puede componer de un sitio principal con diez o centenares de personas que trabajan en el mismo espacio. Los estudios acerca de esto último han demostrado que dan productividad a corto plazo, por ejemplo dentro de un solo proyecto.
Por lo que se evidencia la importancia, no solo en cuanto espacio ymobiliario, sino también en la adecuada distribución de la misma. Por otro lado, la pérdida de privacidad y de seguridad puede aumentar la incidencia del hurto y de la pérdida de secretos de la compañía.
En otro orden de ideas, se podrá dar detalle a continuación en cuanto a lo antes expuesto y a la relevancia que las nuevas tecnologías desempeñan en las oficinas y el lugar irremplazable quelas mismas deberían ocupar en cualquier ambiente, y por supuesto en la necesidad de innovación y actualización de los nuevos profesionales oficinistas.

Cómo debe estar constituida la oficina. ¿Explique?

Como lugar de trabajo como la oficina se debe caracterizar por ser un área cerrada y acondicionada con excelente iluminación, ventilación y disposición adecuada de los materialesque allí se utilizan.
Desde el punto de vista del funcionamiento, la oficina debe de cumplir básicamente la función de relacionar las actividades inherentes a la organización y, por otra parte, llevar registros de los acontecimientos que en ella ocurre para así obtener una visión clara de las consecuencias y alcance de estos sobre la marcha del proceso operativo y administrativo de laempresa o institución.
Por lo general, el ambiente de oficina cuenta con equipos, mobiliarios y materiales comunes.
Para que exista una verdadera oficina debe de estar constituida:
1. Por un personal o talento humano adecuado tales como; secretarias, contabilistas, archivistas, etc.
2. Por un recurso material constituido por lo siguiente:
3.1. El mobiliario necesariopara el funcionamiento de una oficina: Escritorios, sillas, archivadores, estantes, etc.
3.2. Equipos: Fotocopiadora, computadora, calculadora, teléfono, telefax, entre otros.
3.3. Material de oficina: Papel, engrapadoras, sobres, sellos, lápices, bolígrafos, entre otros.
Todo empleado debe tener habilidades específicas, cualidades personales, y apariencia personal excelente.Habilidades específicas en: computación, leguaje oral y escrito, contabilidad, archivo y manejo de equipo de oficina.
Cualidades personales: cooperación, buen criterio, deseo de superación, ingenio, buena voluntad, presteza, responsabilidad, dedicación, puntualidad, limpieza y orden.
Apariencia personal: Cuidar el aseo personal y vestir de manera adecuada.

Equiposbásicos de la oficina. ¿Explique?

Entre los recursos más empleados para la realización de las tareas están: el teléfono, el telefax, la fotocopiadora, máquina de escribir, las calculadoras y las computadoras. Siendo estas últimas las que juegan el papel central dentro de las organizaciones de hoy en día.

El Teléfono
Actualmente se utilizan en todas las organizaciones públicas oprivadas a través de las centrales telefónicas, estos son dispositivos que tienen la capacidad de recibir y enviar múltiples llamadas telefónicas. La persona q maneja este aparato debe ser la centralista o recepcionista.

El Telefax
Es un artefacto que permite la reproducción de mensajes trasmitidos por medio de la línea telefónica, es más práctico y accesible a cualquier momento...