Pre Ciclo De Egresos 3

Descripción del trabajo
La finalidad de este trabajo es tener mejor control en el ciclo de egresos de una empresa, cuyo control está mal manejado, el objetivo es tomar una acción correctiva y después solo mantener una postura preventiva siguiendo los lineamientos próximamente planteados.

La situación de la empresa
La empresa es del giro inmobiliario, mantenimiento, venta, renta, construcción deespacios comerciales y administración de inmuebles.
La empresa tiene el problema de que las compras que se hacen para el mantenimiento de los inmuebles, ya sean compras a proveedores y los insumos básicos como papelería y materiales para funcionamiento de la empresa; se tiene mucho descontrol en la compras ya sean constantes o de emergencia, se compra con proveedores ya fijos y no se busca muchasveces la relación precio/beneficio de los productos a comprar y las compras de emergencias por el mismo descontrol no se hacen adecuadamente y para cuestión fiscal la mayoría de veces no pueden ser deducibles.

Propuesta
Plantear un control de egresos en compras para tener un manejo mas adecuado a lo que se hace, tener controladas futuras situaciones para evitar hacer cosas por emergencias y sise hacen saber como actuar y como hacerlo adecuadamente. Todo esto se hace bajo un manual, donde se explica paso por paso lo que se debe hacer, incluyendo formas de presentación, tipo de solicitudes y ordenes de compra.

Como hacerlo
Objetivo: documentar las políticas y procedimientos a realizar para una adecuada administración en cuanto al proceso de cotización y compra de materiales e insumosque ayudan al desempeño de las actividades de la inmobiliaria.
Alcance: este documento se puede aplicar en los momentos que se detecten o se expresen las necesidades de compra, que puede ser desde materiales de construcción, mobiliario y equipo de oficina, papelería e insumos varios que sean requeridos para la operación de la empresa.
Entendimiento del negocio: esta empresa es un grupo inmobiliario,el cual esta conformado por nueve diferentes sociedades, con las cuales cada una tiene destinado cierto tipos de gastos. La entidad fue fundada en el año de 1998 y desde entonces ha ido creciendo de una forma rápida con la realización de proyectos y la adquisición de bienes inmuebles.
El grupo ha tenido fuertes utilidades en los últimos años, y por lo mismo se quiere seguir manejando un buencontrol de los gastos para seguir teniendo esos grandes márgenes.
Se ha estado asesorando de muchos consultores para poder generar un buen control de egresos y estas han sido las políticas que mas se pueden aplicar a la empresa respecto su desenvolvimiento general.

Se hizo un control interno simple en la empresa con la finalidad de detectar las principales fallas que pudieran ocasionar problemas enel proceso de egresos, los objetivos primarios en lo que se baso para hacer el control interno fueron:
Confiabilidad e integridad de la información.
Cumplimiento de políticas, planes, procedimientos, leyes y regulaciones.
Salvaguardia de los bienes.
Uso eficiente y económico de los recursos.
Cumplimiento de objetivos establecidos y de metas de operaciones y programas
Se adjunta programa decontrol interno que se realizo.
Se encontró que la empresa no contaba con un plan establecido para hacer el procedimiento de compras y por consiguiente no se tenía un uso adecuado de los recursos, se les hizo notar el error y se estableció que la empresa mínimo tendría que seguir los siguientes pasos:
Planeación de compras
Fichas técnicas
Estudio de Mercados
Control de precios
Seguimientopost-compra
Calificación de proveedores
Calidad y oportunidad
Solicitud de cotizaciones
Estos pasos se implementan como función básica en el proceso de compras, sin embargo se le sugirió y se realizo un manual personalizado de acuerdo a sus requerimientos, el cual se anexa en este reporte.
Gracias al control interno aplicado encontramos estos principales errores en egresos:
Compras de urgencia sin aviso...