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Conc eptos básicos sobre bases de datos
En este artículo, se of rec e una desc ripc ión general de las bases de datos: qué son, qué utilidad tienen y c uáles son las func iones de las diferentes partes de una base de datos. L a terminología es espec ífica de las bases de datos de Mic rosoft Offic e Ac cess 2007, pero los conc eptos son aplicables a todos los productosde bases de datos.
En este artíc ulo
¿ Qué es una base de datos?
Partes de una base de datos de Ac cess
¿ Qué es una base de datos?
Una base de datos es una herramienta para recopilar y organizar información. En las bases de datos, se puede almacenar informac ión sobre personas, produc tos, pedidos, o c ualquier otra cosa. Muc has bases de datos empiezan siendo una lista en un programa deprocesamiento de tex to o en una hoja de cálculo. A medida que c rec e la lista, empiezan a aparecer repeticiones e inconsistenc ias en los datos. Cada vez resulta más complicado comprender los datos presentados en la lista y existen pocos métodos para buscar o rec uperar subconjuntos de datos para rev isarlos. Cuando empiezan a observarse estos problemas, es aconsejable transferir la informac ión auna base de datos c reada mediante un sistema de administración de bases de datos (DBMS) , como Offic e Ac cess 2007.
Una base de datos informatizada es un contenedor de objetos. Una base de datos puede contener más de una tabla. Por ejemplo, un sistema de seguimiento de inventario que utiliza tres tablas no es un conjunto de tres bases de datos, sino una sola base de datos que contiene trestablas. Excepto si se ha diseñado espec íficamente para utilizar datos o código de otro origen, una base de datos de Ac cess almac ena sus tablas en un solo archivo, junto con otros objetos, como formularios, informes, mac ros y módulos. L as bases de datos c readas con formato de Ac cess 2007 tienen la ex tensión de nombre de arc hivo . ac cdb y las bases de datos creadas con formatos de versionesanteriores de Ac cess tienen la ex tensión de nombre de archivo .mdb. Ac c ess 2007 se puede utilizar para c rear archivos con formatos de versiones anteriores (por ejemplo, Acc ess 2000 y Ac cess 2002-2003) .
Con Acc ess, puede:
Agregar más datos a una base de datos, por ejemplo, un elemento nuevo en un inventario.
Modificar datos ex istentes en la base de datos, por ejemplo, cambiar la ubicación de un elemento.
Eliminar información, por ejemplo, si se ha vendido o retirado un artículo.
Organizar y ver los datos de distintas formas.
Compartir los datos con otros usuarios mediante informes, mensajes de correo elec trónico, una intranet o I nternet.
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Partes de una base de datos de Ac cess
En las secc iones siguientes, se desc riben brevemente los componentes de unabase de datos de Acc ess típica. Para obtener más información ac erca de cada componente, siga los v ínculos de la secc ión Vea también de este artíc ulo.
Tablas
Formularios
Informes
Consultas
Mac ros
Módulos
Tablas
Una tabla de una base de datos es similar en aparienc ia a una hoja de cálc ulo, en c uanto a que los datos se almacenan en filas y columnas. Como consecuenc ia, normalm entees bastante fác il importar una hoja de cálc ulo en una tabla de una base de datos. L a princ ipal diferencia entre almac enar los datos en una hoja de cálc ulo y hacerlo en una base de datos es la forma de organizarse los datos.
Para lograr la máx ima flexibilidad para una base de datos, la informac ión tiene que estar organizada en tablas, para que no haya redundancias. Por ejemplo, si se almacena informac ión sobre empleados, cada empleado se insertará una sola vez en una tabla que se configurará para contener únicamente datos de los empleados. L os datos sobre productos se almac enarán en su propia tabla, y los datos sobre suc ursales tam bién tendrán su tabla aparte. Este proceso se conoce como normalizac ión.
Cada fila de una tabla se denomina registro. En los registros es...