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OFICINA CERO PAPELES
Tecnología de Redes de Información - 2009

Bety Quishpe

AGENDA
• • • • • • • • • • • • • • Introducción Definición de términos Qué es una oficina cero papeles Oficina cero papeles vs. gestión documental Situación actual Razones por las cuales implementar Fases para la implementación Casos de éxito Aplicaciones Oficina cero papeles en Ecuador Legislación Ventajas yDesventajas Buenas prácticas ambientales Preguntas
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INTRODUCCION
Desde hace tiempo, el proyecto de una oficina totalmente digitalizada, paso de ser algo futurista y se convirtió en una realidad como una idea para alcanzar en las empresas. Esta tendencia pretende cambiar por completo la eficacia en las oficinas y reducir costos, sin dejar de lado los beneficios proporcionados al medio ambientepor la reducción de la deforestación de nuestros bosques y la utilización de recursos que están completamente unidos a la elaboración del papel.

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DEFINICION DE TERMINOS

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SOCIEDAD DE LA INFORMACION
• Es aquella en la cual la creación, distribución y manipulación de la información forman parte importante de las actividades culturales y económicas. La sociedad de la información esvista como la sucesora de la sociedad industrial.

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TIC’s
• Las tecnologías de la información y la comunicación (TICs) son un conjunto de técnicas, desarrollos y dispositivos avanzados que integran funcionalidades de almacenamiento, procesamiento y transmisión de datos.

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PROCESO

• Es el conjunto de actividades que transforman insumos en productos o servicios con valor para elcliente sea interno y externo.

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e-administration

• Es una herramienta de las TIC’s, que permite transformar los procesos manuales en procesos automatizados (electrónicos), cuyo principal objetivo es aumentar la productividad y el rendimiento.
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GESTION DOCUMENTAL

• Conjunto de actividades que permiten coordinar y controlar de forma sistemática la creación, recepción, organización,almacenamiento, preservación, acceso, difusión y eliminación de documentos.
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FIRMA ELECTRONICA

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Es un conjunto de datos digitales que identifican al firmante de un documento electrónico y que vinculan la identidad del usuario con el archivo recibido. Esta firma admite grados de seguridad, exclusividad e inviolabilidad.
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QUE ES UNA OFICINA CERO PAPELES?

Es una oficina dondetoda la documentación se ha convertido en formato digital y es transmitida por redes de telecomunicaciones.
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GESTION DOCUMENTAL vs. OFICINA CERO PAPELES
• La gestión documental es el motor principal de la consecución de una oficina sin papeles. • La gestión documental está inmersa en la oficina cero papeles. • La gestión documental no necesariamente implica la consecución de una oficina ceropapeles, según Gartner, en algunas empresas la implantación de gestores documentales ha repercutido en el aumento del consumo de papel.
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SITUACION ACTUAL
Actualmente, el intercambio de información en la mayoría de las compañías es a través de medios tradicionales, tales como: carteleras, publicaciones impresas, entregas personales, boletines, informes, memos, reportes, entre otros. Estoha traído como consecuencia que el empleado pierda gran parte de su tiempo productivo buscando la información requerida, al sitio, sacando copias, dirigiéndose devolviendo el material y regresando a su puesto.
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RAZONES POR LAS CUALES IMPLEMENTAR
 Desarrollo de la Intranet corporativa.  Información centralizada.  Disponibilidad las 24 horas del día los 365 días del año.  Facilidad deuso.  Reducción de costos.  Mejoramiento de la productividad.  Disminución de la deforestación contribución con el medio ambiento. de nuestros bosques,

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FASES PARA LA IMPLEMENTACION
I. II. III. IV. V. Iniciación Análisis y diagnóstico Plan de acción Implantación Evaluación

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I. INICIACION
PROCESOS Y SERVICIOS Entendimiento

ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS Qué quiero lograr?...