Preparación Y Dirección De Reuniones De Trabajo

PREPARACIÓN Y DIRECCIONES DE REUNIONES DE TRABAJO

Pasos para preparar una reunión con éxito
1. Definir el objetivo de la reunión: Lo primero que hay que hacer es saber qué es lo que se quiere conseguir y qué carácter va a tener (informativo, ejecutivo, proposicional…).
2. Tantear el ambiente: Si no quieres encontrarte con una bomba emocional encima de la mesa deberías de hablar con laspersonas clave y sondearles sobre los temas profesionales y personales pertinentes.
3. Diseñar el orden del día: Aprovechando la información recogida en el paso anterior ya se está en condiciones de elaborar un orden del día. Recuerda un último punto de ruegos y preguntas. 
Actualización (Gracias al comentario de Anna): Junto con el orden del día hay que enviar toda la documentación que se vaya autilizar durante la reunión (o al menos el sitio donde poder localizarla). Así los asistentes podrán trabajarla antes de asistir a la misma.

4. Reserva el espacio: Es muy importante asegurarse de que se va a tener disponibilidad de un espacio apto para una reunión, sin que haya interrupciones, y que tenga todo lo necesario para el buen desarrollo de la misma.
5. Convocatoria: No elijas nunca laprimera hora de la mañana ni hagas reuniones después de comer. Envía la convocatoria con el orden del día con tiempo suficiente para que los asistentes puedan prepararse los puntos a tratar, y puedan reorganizarse la agenda. Especifica la duración de la reunión y sé riguroso con el tiempo cuando se esté desarrollando.
Extra: Todas las reuniones son por definición políticas, pero si además se van atomar decisiones o se va a llegar a acuerdos, entonces hay que llegar a la reunión con las cosas muy claras y, a ser posible, cerradas. Lo peor que puede pasar en una reunión con intereses enfrentados es abrir el melón encima de la mesa.
 
Estrategias para dirigir reuniones de trabajo
1. Dirección de Reuniones
2. Modalidades de Reunión con Control del 
Director y con Participación del Grupo3. Cómo Planear una Reunión
4. Cómo Dirigir una Reunión
5. El Director de reuniones
6. Usos Principales de las Preguntas en una 
Reunión
7. Lista de Referencias Dirección de Reuniones
CONCEPTO: Es un método que permite tratar problemas o situaciones con un grupo determinado de personas de acuerdo a un objetivo y conforme a un plan preparado por un director.
IMPORTANCIA: Desde tiemposinmemoriales las personas han tenido que reunirse con distintos fines. A medida que ha avanzado tanto social como económicamente, ha habido mayor necesidad de reunirse e intercambiar experiencias. En la empresa moderna las reuniones constituyen un instrumento de vital importancia para el cumplimiento eficiente de sus actividades. Sin embargo, muchas de esas reuniones fracasan por no ajustarsea principios técnicos que permitan en forma racional el logro de los objetivos propuestos. Este hecho ha traído como consecuencia la necesidad de elaborar un método que proporcione alas personas encargadas de la conducción de reuniones, aquellas herramientas necesarias para obtener un resultado satisfactorio. El administrador de empresas debe dominar la técnica de conducción de grupos, ya que al dictarinstrucciones, debe aplicar una serie de recursos para lograr los objetivos que persigue. TIPOS: En toda reunión interviene tres elementos básicos: El director, el grupo y el tema. De acuerdo a la participación del grupo y al control que ejerce el Director, se describen tres tipos de reuniones: 1. Con Control del Director y Sin Participación del Grupo: El Director habla todo el tiempo. El grupo noparticipa en la discusión ni aporta ideas. La decisión la toma el director. Hay muy poca aceptación de las ideas por parte del grupo. Algunos autores denominan este tipo como “reunión dictatorial”.2. Sin Control del Director y Con Participación del Grupo: No existe tema específico que tratar o, el director no consigue controlar el grupo. 

Conocer cómo se está realizando el trabajo y si se...