PREPARACION DOCUMENTAS ASESORIAS

PREPARACION DOCUMENTAL
Especialmente dirigido a las Empresas, usuarios y clientes, a utilizar por parte del Departamento o Sección de CONTABILIDAD


CONSEJOS SOBRE LA PREPARACION DOCUMENTAL


NORMAS DE CONTABILIZACION

Con el ánimo de facilitar el Proceso de Datos referente a los documentos aportados por la Empresa para su contabilización conforme al Plan General Contable y las LeyesFiscales al respecto, a continuación facilitamos una serie de instrucciones ó recomendaciones, a fin de conseguir una adecuada información al Departamento de Contabilidad para el desarrollo de su trabajo en tiempo y forma, a la vez de evitar posibles errores de interpretación, identificación e imputación documental:



Para empezar, distinguiremos dos tipos generalizados de documentos:


1º.-Documentos imputables a los Grupos de Financiación, Inmovilizado y Explotación.
(Grupos 1-2-6-7):

FACTURAS. CONTRATOS. ESCRITURAS. TICKETS Y VALES OFICIALES
(expedidos por máquinas expendedoras autorizadas éstas últimas).

(Se exceptúan los Albaranes, al no ser un documento fiscalmente apto para su imputación como cobro/gasto).

Dentro de éste apartado incluiremos, por correspondencia,las cuentas del Grupo 4: “ Acreedores y Deudores por Operaciones de Tráfico”.

Las del Grupo 3 (Existencias), serán objeto de estudio aparte.

2º.-Documentos imputables al Grupo 5 de las Cuentas de Tráfico:

En general, cualquier movimiento ó documento expedido ó realizado por CAJA ó BANCO, tendente a cancelar el cobro ó pago de los documentos del apartado anterior:

TRANSFERENCIAS. EFECTOSBANCARIOS. RECIBOS. PAGARES Y TALONES. ENTREGAS ó RECEPCIÓN DE EFECTIVO. TRASPASOS. Etc.

Para simplificar contablemente éstas recomendaciones de gestión documental, nos centraremos simplemente en tres Grupos de actuación:
FACTURAS
CAJA
BANCOS

F A C TU R A S

FACTURAS EMITIDAS:

Formalización:

• Naturalmente, las que la Empresa realiza y expide a sus clientes.
• Estas deberán seridentificadas claramente con el Nombre Oficial , CIF ó NIF y dirección.
(El nombre comercial, podrá incluirse si se desea, sin excluir el oficial).
• Obligación Fiscal: Deberán ser correlativas y correspondientes en cuanto a numeración y fechas.(Sin saltos de numeración ). Se pueden expedir con varias series.
Deberán incluir el importe total de la venta ó contraprestación, con el IVAdiferenciado.

Contabilización:

• Se contabilizarán TODAS con un número propio de Clientes (430), con abono a la cuenta de explotación del Grupo 7 (VENTAS ó SERVICIOS), y su IVA correspondiente.
• En un principio, en Contabilidad figurará como PENDIENTES de cobro.
• El IVA se incluirá desde principio en el libro oficial y obligatorio de “ REGISTRO DE IVA (Facturas Emitidas).”
• Conveniente que laEmpresa las entregue para su contabilización en un dossier ó carpeta
aparte, a ser posible ordenadas por números y fechas.(El Departamento de Contabilidad
no se hace responsable de cualquier salto de numeración).

CONTABILIZADO:

Todos los documentos remitidos para su contabilización, una vez realizado éste, se devolverán a la Empresa con un sellado de CONTABILIZADO. Si en alguno no figuraseasí, deberá procederse de nuevo a su envío para su verificación y contabilización, en su caso.


FACTURAS Y GASTOS RECIBIDOS:

Procedimiento de envío:

• En caso de no existir en la Empresa un LIBRO AUXILIAR DE CAJA, es necesario que los documentos correspondientes a facturas y gastos se agrupen en dos apartados:

A).- FACTURAS POR BANCO.

B).- FACTURAS POR CAJA

Facturas a pagar porBANCO:

• Deberán enviarse facturas originales. De existir copias, se recomienda se “cosan” a los
originales para evitar su duplicidad contable. Los albaranes no son válidos fiscalmente, por lo que se recomienda no sean aceptados. No obstante, se contabilizará si la Empresa los envía, eludiendo nuestra responsabilidad.

Desde un principio serán contabilizadas como PENDIENTES DE PAGO, con un...