preparativos para la consultoría. OIT

PROTOCOLO
1. SÍNTESIS DEL CAPÍTULO 7 PREPARATIVOS. CUNSULTORÍA DE LA EMPRESA OIT.
El capítulo de preparativos explica las diferentes fases en la relación consultor-cliente, anteriores a la suscripción del contrato de consultoría, esto es, desde el contacto inicial de las partes, hasta el común acuerdo que se formaliza en el contrato y que ya da inicio a la ejecución de tareas. Estas distintasfases preparatorias se resumen en:
a) Contacto inicial. Puede darse a través de un contacto en frío, esto es, que el consultor busca al cliente para ofrecerle un servicio o de manera opuesta, es el cliente quien busca al consultor porque ha captado la existencia de algunos problemas de gestión en la empresa y requiere la intervención de un experto. Posterior a este abordaje inicial se comienzacon reuniones. En éstas es clave saber que el cliente no espera de las conversaciones una solución confeccionada, pero sí la percepción de que el consultor se encuentra familiarizado con los problemas que se le plantean, así como con los datos básicos de la empresa. Lo más importante de esta etapa es generar un clima de confianza y empatía entre cliente y consultor.
b) Diagnóstico preliminar deproblemas.
Este diagnóstico debe ser independiente y elaborado por el consultor, pues no debe tener como única fuente de información la versión ofrecida por el cliente respecto a la situación a tratar. Puede encontrar que la situación es mucho más o mucho menos grave que lo que el cliente propone. Este diagnóstico incluye conversaciones con determinados directores, otros empleados esenciales, o enalgunos casos con personas ajenas a la organización. Es indispensable para esta para este análisis preliminar adoptar una visión dinámica y global de la organización, su medio ambiente, recursos metas, actividades y logros. Por tanto es sugerible una metodología que abarque de lo general a lo particular, prestando considerable atención a las relaciones y proporciones básicas entre los principalesprocesos, funciones y esferas de actividad (asignación de recursos humanos y financieros a los principales de estos); relación entre insumos y productos ( ventas en relación con materiales comprados o nómina salarial en relación con fuerza de trabajo global); relación entre indicadores principales de rendimiento, eficacia y eficiencia (productividad, rentabilidad, crecimiento), relación entre losindicadores de rendimiento global y los principales factores que influyen en su magnitud en sentido positivo o negativo; contribución de las principales divisiones y líneas de productos o servicios a los resultados logrados por la organización en su conjunto. Este enfoque amplio y global se combina con un enfoque funcional, específicamente concentrado a la labor del consultor, sobre la situación,área o técnica de su cometido.
Las fuentes principales de información para el diagnóstico preliminar son el material publicado y los registros, la observación de las actividades y las entrevistas con empleados esenciales, entrevistas con otras organizaciones clientes de la organización a intervenir.
Otros métodos son la identificación de problemas a través de reuniones de trabajo, que se puedeorganizar por grupos o sistema de grupos; el auto-diagnóstico propio de empresarios o directores individuales; entre otros.
c) Mandato.
Con respecto a la elaboración del mandato pueden darse uno de dos escenarios: que el cliente ya haya diseñado uno, con base en un diagnóstico preliminar y acotando exactamente lo que requiere del consultor, o que sea el consultor el que proporcione el insumo parala elaboración del mandato.
El mandato debe contemplar: descripción del problema; presupuesto; cronograma; informes provisionales y definitivos; aportaciones del cliente; exclusiones del cometido; restricciones; contactos y direcciones.
d) Estrategia y planificación de la tarea.
La planificación del cometido se comienza con un resumen de la identificación del problema; se plantean los...