Presentación Gestión Documental

BIENVENIDOS

Elaborado: por: Michael Robles Acosta

PRO

O
T
C
YE

ELABORACIÓN DE TRD
2

T.R.D. (Tablas de Retención Documental) Es
I N T R O D U C C I Ó N

un Instrumento archivístico que reflejaun
listado de series, con sus correspondientes
tipos documentales, a las cuales se asigna el
tiempo de permanencia en cada etapa del
ciclo vital de los documentos.

Elaborado: por: Michael RoblesAcosta

3

Planeación
ACTIVIDADES PREVIAS

Contratación
Sensibilizaci
ón

Recopilación de la
información
institucional

4

1
FACILITAN EL
MANEJO DE LA
INFORMACIÓN
2
CONTRIBUYE A LA
RACIONALIZACIÓN
DE LAPRODUCCIÓN
DOCUMENTAL
IDENTIFICAN LOS
SOPORTES
DOCUMENTALES,
PERMITIENDO
MEJORAR LOS MODOS
DE ALMACENAMIENTO

3

FACILITAN EL
CONTROL Y
ACCESO A LA
INFORMACIÓN

BENEFICIOS DE LA TRD

4

PERMITENUNIFICAR
EL SISTEMA DE
GESTIÓN
DOCUMENTAL, CON
EL SGC BAJO UN
SISTEMA ÚNICO

5

5

E S T R U C T U R A D E
S E R I E S
D O C U M E N TA L E S

Serie Documental

Subserie
Documenta l
Conjunto de unidadesdocumentales que
forman parte de una serie y se jerarquizan e
identifican en forma separada del conjunto de
la serie.

Conjunto de unidades documentales
de estructura y contenido
homogéneos, emanadosde un
mismo órgano o sujeto productor
como consecuencia del ejercicio de
sus funciones específicas.

Tipologías
Documenta les
Documentos que
conforman las series o
subseries documental

Elaborado:por: Michael Robles Acosta

6

Add an image

SERIE DOCUMENTAL

CONTRATOS
Add an image

SUBSERIE DOCUMENTAL

CONTRATOS DE PRESTACIÓN D E
SERVICIOS
Add an image

TIPOLOGÍAS DOCUMENTALES

 Contrato
Pólizas
 Otro si

EJEMPLO DE SERIES
DOCUMENTALES
7

E TA PA S D E L P R OY E C T O

Cuarta etapa
Validación de las TRD por parte
de los funcionarios responsables
de la dependencia productora
dedocumentos

Tercera etapa
Se elaborarán y presentarán la
propuesta de
Tablas de
Retención con sus respectivos
anexos, (Cuadro de Clasificación
y Tabla de control de Series y
subseries documentales)

Primera...