Presentaci N General Orfeo V01

Implantación del Sistema
de Gestión Documental – ORFEO

Enero de 2014

Quienes somos?
Firma constituida en el año 2007.
Creada para prestar servicios relacionados con Gestión
Documental.
Consultores en Organización Empresarial (SW Libre).
Especialistas en el SGD – ORFEO.
Miembros de Correlibre.

Nuestros Servicios
 Desarrollo de Software
 Instalación de Servicios
 Capacitación
 Mesade Ayuda
 Organización y Gestión Documental
 Interventoría

Nuestros Clientes
EJERCITO NACIONAL DE COLOMBIA.
FUERZA AEREA COLOMBIANA
ARMADA NACIONAL DE COLOMBIA
CORPOCHIVOR
PARQUES NACIONALES NATURALES DE COLOMBIA
MINISTERIO DE CULTURA
CONSEJO DE MEDELLIN
AGENCIA NACIONAL DE MINERIA

Objeto del Proyecto
Instalar, Configurar, Parametrizar y Poner en
Producción (funcionamiento)
el SGD –ORFEO dando la Capacitación
requerida por ésta última para sus
empleados y brindando el servicio de
Soporte requerido.

Alcance del Proyecto
Duración (__ etapas durante __ meses)
1
2
3
4
5

- Diagnóstico y Especificación de Plan Trabajo
- Análisis
- Socialización
- Instalación
- Configuración y Parametrización del Sistema
- Pruebas, Ajustes y Documentación
- Implementación y ajuste de SistemaPiloto
- Capacitación
- Implantación y entrega del Sistema en Producción
- Soporte(Mesa de Ayuda)

Qué es ORFEO?

Antecedentes de ORFEO
En el 2001 la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios
– SSPD analiza varias opciones tecnológicas y comerciales para
automatización de procesos de gestión documental.
Conclusión del análisis realizado = desventajas de relación costo /
beneficio debidoa:
Herramientas

diseñadas para modelos extranjeros que presentaban sobre
dimensionamiento de la necesidad de la entidad, lo que obligaba a su vez al
sobre costo de la solución.
Tipo

de licenciamiento costoso hace que se incremente la inversión
requerida para su mantenimiento y actualización.
Herramientas

desarrolladas bajo tecnologías cerradas. Exigen depender
de terceros para optimizar sufuncionalidad.
No

compatibilidad para interactuar con otros sistemas de la entidad.

Antecedentes de ORFEO
En el 2002 la SSPD implementa una solución diseñada y
desarrollada inicialmente por personal a su cargo nombrada
como “ORFEO” y bajo licencia GPL – (General Public License).
A mediados de 2006 ORFEO en más de diez (10) entidades
del estado.
Más de veinte (20) interesadas en adquirirlo.Se crea la Comunidad de Desarrollo – ORFEO GPL que
permite el trabajo colectivo de varias entidades para la
generación de pruebas y ajustes de la versión actual y el
desarrollo de nuevas funcionalidades.

Antecedentes de ORFEO
El 4 de Diciembre de 2006 mediante lanzamiento oficial
en el Archivo de Bogotá, se pone a disposición del
público en general (se publica en Internet)
http://orfeogpl.orgDescripción de ORFEO
Herramienta o Aplicación informática
(Software)
que apoya las actividades requeridas
para el desarrollo de un
Programa de Gestión Documental - PGD.

Qué es Gestión Documental?
Según la Ley 594 de 2000: Ley General de Archivos

“Conjunto de actividades administrativas
y técnicas tendientes a la planificación,
manejo y organización de la documentación
producida y recibida porlas entidades,
desde su origen hasta su destino final,
con el objeto de facilitar su
utilización y conservación”.
Para ello se deben desarrollar ocho (8) procesos
básicos: el PGD

Qué es el PGD?
Programa de Gestión Documental

(“Programa” desde el punto de vista de “Plan de Trabajo”)

“Conjunto de instrucciones en las que se
detallan las operaciones para el desarrollo de
los procesos de la gestióndocumental
al interior de cada entidad, tales como:
producción, recepción, distribución, trámite,
organización, consulta, conservación y
disposición final de los documentos”.

Procesos
1) Producción
2) Recepción
3) Distribución
4) Trámite
5) Organización
6) Consulta
7) Conservación
8) Disposición Final

Procesos
1) Producción

Procesos
1) Producción

Procesos
1) Producción

Procesos...