presentacion del talller 3

SISTEMA UNIVERSITARIO ANA G. MÉNDEZ
ESCUELA DE ESTUDIOS PROFESIONALES
PROGRAMA AHORA

TALLER 3: CAPÍTULOS 6-7
•Reglas para Codificar y Alfabetizar Nombres Instituciones
•Bases de Datos Electrónicas, Creación y Diseño

Prof. Ivelisse Quiñones Rivera

OBJETIVOS

• Al finalizar el taller tres el estudiante :
– Se familiarizará con las reglas de codificación y
alfabetización de firmas comerciales einstituciones
gubernamentales.
– Conocerá los conceptos básicos acerca de las bases
de datos electrónicas, sus ventajas y usos.
– El estudiante presentará informes previamente
asignados, demostrando confianza y conocimiento
del tema asignado.

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Capítulo 6

REGLAS PARA CODIFICAR Y ALFABETIZAR
NOMBRES DE INSTITUCIONES

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NOMBRES INSTITUCIONES

• Varían de acuerdo el gusto e interesesparticulares de
sus organizadores (dueños).
• Ventajas:
– Simplifica la manera de codificarlos
– Se archivan tal y como aparecen escritos

• Es necesario conocer la estructura de gobierno, ya que
su codificación será determinado por la secuencia
jerárquica.

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DETERMINAR EL NOMBRE OFICIAL DE UNA INSTITUCIÓN

• En el sector público
como el privado, se
debe utilizar como
referencia el
membrete o nombre
queaparece
impreso en los
documentos.
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REGLA 6: NOMBRES FIRMAS COMERCIALES E INSTITUCIONES

•

•

•

Abreviaturas, Títulos Personales, Profesiones y Religiosos: se
consideran una unidad de archivo, se codifican y alfabetizan como
aparecen escritos . Ej. Cía., Hnos., Mfg., Srta., Sr., Miss., Mr. Reverendo,
Mister, etc.
Signos de Puntuación: no se consideran para ordenar alfabéticamente y
se omitenen los sistemas computadorizados. Ej. Women´s Medical
Pavillion, se codifica Womens Medical Pavillion, tiene tres unidades de
archivo.
Firmas Comerciales con Nombres Idénticos: se considera la dirección
como elemento de identificación para decidir el orden.

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REGLA 7: NÚMEROS EN NOMBRES DE ORGANIZACIONES O FIRMAS
•

•

•

•

Números escritos en letras: se consideran tal y como aparecen escritosy
se archivan en orden alfabético. Cuando el número escrito en letra consta
de más de una palabra, toda la cifra se considera una sola unidad de
archivo. Ej. Frigorífico Setecientos cincuenta y ocho, tiene dos unidades de
archivo y se codifica FRIGORÍFICO SETECIENTOSCINCUENTAYOCHO.
Cifras escritas en dígitos: se consideran una unidad de archivo se
codifican en dígitos y se ordenan antes que lasletras. Ej. Almacenes 300,
tiene dos unidades de archivo y se coloca antes que Almacenes Alvarado.
Número cardinales y romanos: se consideran unidad de archivo y se
organizan en orden numérico. Estos números precederán a las palabras
según corresponda.
Números ordinales escritos en dígitos: solamente se considera el
número y se ignora la letra o letras finales de dicho número. Ej. 1ro, 2do,
1st.,2nd, etc.
Orden:
Dígitos
Números Romanos
Letras

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REGLA 7: NÚMEROS EN NOMBRES DE ORGANIZACIONES O FIRMAS
•

•

•

Números arábigos seguidos de guión y una palabra: se consideran una
sola unidad de archivo. Ej. 7-Up Botling Company se codifica 7UP
BOTLING COMPANY y tiene tres unidades de archivo.
Números arábigos unidos por guión: solamente se considera el primer
número para efectos dealfabetización. Ej. 5-10 Moderno, se considera
solamente el 5 y la segunda unidad es Moderno.
Números escritos en dígitos al principio de un nombre: se organizan en
orden numérico antes de los demás nombres. Se recomienda preparar una
guía con el rótulo 000, la cual se colocará al principio de la gaveta y antes
de las guías alfabéticas.

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REGLA 8: SÍMBOLOS EN NOMBRES DE INSTITUCIONES
•

Los símbolos sealfabetizan tal y como se deletrean en el idioma en que
aparece escrito el resto del nombre. Ej. $-dólar, dollar, &- y, and, %-por
ciento, percent, etc. Al alfabetizar un nombre que lleve una cifra con un
signo de dólar, el número se considera antes que la palabra dólar. Ej. $7
Camisetas, se codifica 7DÓLARES CAMISETAS y tiene dos unidades de
archivo.

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REGLA 9: LETRAS AISLADAS, SIGLAS,...