PRESENTACION SENA

ACTIVIDAD NUMERO 2

CASO NUMERO 1 EMPRESA PILOSOS S.A UN
ARCHIVO ORGANIZADO

¿CÓMO DEBE DE COMENZAR A
ORGANIZAR EL ARCHIVO ARNULFO?


ARNULFO DEBE COMENZAR POR GESTIONAR
UN LUGAR ADECUADO SI NO LOTIENE PARA
EMPEZAR A ALMACENAR TODO, ORGANIZAR
TODA LA DOCUMENTACIÓN POR EL TIPO
DOCUMENTAL PARA ASÍ MISMO PODER
ENCONTRARLOS MAS FACIL.

¿ CUÁLES SON LAS CAUSAS QUE
ORIGINARON ESTA SITUACIÓN?


LASCAUSAS PARA QUE EL ARCHIVO DE ESTA
EMPRESA ESTE ASÍ, ES LA FALTA DE
COMPROMISO O CONOCIMIENTO PARA
HACER EL ALMACENAMIENTO DE LOS
DOCUMENTOS.

¿DEBE APLICAR EL CICLO VITAL DEL
DOCUMENTO Y COMOGESTIONARLO?


ESTE PASO ES MUY IMPORTANTE YA QUE SON
LAS ETAPAS SUCESIVAS POR LAS QUE
ATRAVIESAN LOS DOCUMENTOS DESDE SU
PRODUCCIÓN O RECEPCIÓN EN LA OFICINA Y
SU CONSERVACIÓN TEMPORAL, HASTA SUELIMINACIÓN O INTEGRACIÓN A UN ARCHIVO
PERMANE.NTE

ARNULFO ENCUENTRA EN LOS FONDOS
ACUMULADOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
DE ARCHIVO. ¿CÓMO DEBE SER ARCHIVADOS
ESOS DOCUMENTOS?
ESTOS DOCUMENTOS SE DEBENARCHIVAR
ASI:
 - SE CLASIFICA
 - SE ORDENA
 - SE DESCRIBE


¿CÓMO DEBE APLICAR LAS TRD PARA
UN FÁCIL ACCESO A LA
INFORMACIÓN?


TRD:
Listado
de
SERIES
con
sus
correspondientes tipos documentales, alas
cuales se asigna el tiempo de permanencia
en cada etapa del ciclo vital de los
documentos.

. DESDE EL PUNTO DE VISTA ARCHIVÍSTICO
¿CUÁL ES LA IMPORTANCIA DEL USO DE LAS
TRD?


Facilitan el manejode la información. Contribuyen
a la racionalización de la producción documental.
Permiten a la administración proporcionar un
servicio eficaz y eficiente. Facilitan el control y
acceso a losdocumentos a través de los tiempos
de
retención
en
ella
estipulados.
Garantizan la selección y conservación de los
documentos que tienen carácter permanente.
Regulan las transferencias documentales en lasdiferentes fases de archivo. Sirven de apoyo para
racionalizar los procesos administrativos

SEGÚN SU CRITERIO ¿CUÁL ES EL
GRAN RETO DE ARNULFO?


TRATAR DE ORGANIZAR LA DOCUMENTACIÓN
COMO SE DEBE Y...