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CAPÍTULO I
EL PROBLEMA













CAPÍTULO I

EL PROBLEMA

1. DESCRIPCIÓN DE LA SITUACIÓN ACTUAL

Actualmente se vive en un entorno de crecientes avances en lo que a tecnología se refiere, entre ellos se encuentran los sistemas de información, los cuales ocupan un lugar importante dentro de las organizaciones, por todoslas facilidades que brindan a nivel empresarial, institucional y organizacional. Estos permiten llevar a cabo de manera eficiente los procesos requeridos en las mismas, resolviendo en términos satisfactorios las distintas fallas, carencias y problemas presentes. Tal procedimiento ocurre de forma automática y confiable, reduciendo con ello un porcentaje significativo de trabajo y; al mismo tiempo,permitiendo desarrollar los recursos disponibles en la organización.
Obviamente, se encuentran entre las organizaciones beneficiadas con estos sistemas automatizados; las instituciones educativas, desde el nivel inicial, pasando por el básico, diversificado hasta llegar al superior. En esta dirección se viene considerando por especialistas en ambas áreas del conocimiento humano (docentes yprofesionales en la ciencia de la información o TIC´s), que estas instituciones requieren realizar actividades que implican el manejo de una numerosa cantidad de información a los fines de ofrecer cumplimiento de las funciones académicas en su contribución al acto educativo.
En atención a lo expuesto en el párrafo anterior se viene determinando hoy, que para prestar servicios en planteleseducativos en términos de eficacia, eficiencia y pertinencia, se requieren resultados rápidos, precisos, en tiempo real y sin posibilidades de errores. Generalmente, esto se alcanza en la medida que se deje la utilización progresiva de sistemas manuales que impiden adelantos en la prestación de servicios con calidad tanto en lo académico como administrativo.
Ahora bien, en el casoparticular El Complejo Educativo Privado “Hermana Elba Estrada Foster” de Fe y Alegría (C.E.P), no escapa de la situación planteada, este C.E.P se dirige a sectores empobrecidos y excluidos para potenciar su desarrollo personal y participación social. Agrupa a personas en actitud de crecimiento, autocrítica y búsqueda de respuestas a los retos de las necesidades humanas.
En la búsqueda de respuestasa las urgencias de alumnos y comunidades, la propuesta de C.E.P. “Hermana Elba Estrada Foster” de Fe y Alegría se ha concretado en diversas iniciativas en las distintas comunidades que la rodean. De acuerdo con una visita previa y una observación simple e informal se preciso que en esta Institución requiere procesos administrativos automatizados puesto que a mediados de cada año escolar serealizan preinscripciones e inscripciones de alumnos nuevos y regulares. Para ello se requiere de un manejo cuidadoso, ya que, a través de los mismos es posible recolectar los datos relevantes en relación al alumno. Sin embargo, en la actualidad en ese centro de trabajo, los procesos son llevados de forma manual por el personal docente y administrativo, comenzando por la fase de preinscripción,pautando el primer lunes de mayo de cada año como día para la entrega de planillas a los representantes que deseen optar por el cupo dentro de la Institución, el lapso determinado para entregar dicha planilla es de cinco (5) días hábiles.
A partir de esto, los coordinadores de básica y diversificado, basado en normas y estatutos de la institución preseleccionan a los aspirantes para el cupo, semuestra una lista con alumnos seleccionados y las citas correspondientes para el último requisito de selección previo análisis de la orientadora y la psicopedagoga que determinarán si el estudiante reúne los requisitos exigidos para pertenecer a la Institución.
Este proceso llevado de forma manual trae como consecuencia retraso en la labor diaria del personal administrativo, comenzando con...