Presentacion

LA RECEPCIÓN DE VISITAS

La recepción de visitas en tu despacho es una de las tareas más comunes a lo largo del día. Como siempre, has de ser la mejor imagen de tu empresa, y también de tu jefe, ya que eres su persona de confianza. Por eso es tan importante saber recibir y agasajar a sus invitados y visitas con las normas de cortesía que rigen este tipo de situaciones. La secretaria es elprimer contacto tanto directo como indirecto (a través del teléfono) que el cliente tiene con la empresa y éste espera de ella un trato profesional y correcto. La primera duda es si estrecharle la mano o no. Los autores no se ponen totalmente de acuerdo al respecto. Algunos recomiendan que sea la visita la primera en extender la mano, basándose en la regla del protocolo oficial que establece que esla persona de mayor categoría la primera en saludar.

¿Cómo debería recibir a un importante cliente de mi Jefe?

Si se trata de un cliente que recibimos por primera vez: dejemos que sea éste el que tome la iniciativa. Si es un cliente con el que ya tenemos trato: podemos levantarnos y estrecharle la mano con unas palabras de cortesía.

No importa que tú seas mujer y la visita sea un hombre:siempre has de levantarte de tu silla para recibir y saludar a la persona que se dirige a ti, independientemente de su sexo o de su edad. Las normas de cortesía que permitían a la mujer permanecer sentada mientras era saludada por un hombre no rigen en los negocios. Aquí tú eres la persona anfitriona, junto con tu jefe, y debes levantarte y saludar a quien viene a visitaros.

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Una vez seha saludado, lo correcto es ofrecer asiento a la persona que ha llegado si es que tiene que esperar antes de ser pasada al despacho de tu jefe. Si dispones de revistas o periódicos que ayuden a hacer su espera más llevadera, debes ofrecérselos. Si hay que acompañarlo al despacho del jefe la Secretaria ha de ir delante abriendo camino.

Si durante el trayecto hemos de subir o bajar una escalera,le cederemos el paso y al llegar al final de la escalera volveremos a ocupar el primer puesto. Llegados a la puerta del despacho hemos de llamar, abrirla y presentar o anunciar a nuestra visita. Si nuestro jefe ya conoce a la visita, se le anuncia; si es su primer encuentro, se le presenta y se abandona el despacho.

A la hora de las despedidas, la cortesía sigue siendo una máxima a tener encuenta. No por el hecho de que la visita se vaya has de ser desconsiderada con ella. Debes, por tanto acompañar a la visita hasta la puerta de salida, en caso de estar en una planta baja, o bien hasta el ascensor.

¿Y cuándo entregar las tarjetas de visita? ____________ El anfitrión es quien generalmente marca la pauta: si la entrega al inicio de la reunión deberemos corresponderle. Sin embargo,la costumbre establece que deben entregarse al final de la reunión.

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LAS PRESENTACIONES EN LA EMPRESA
La presentación es el acto mediante el cual una persona pone en contacto a otras dos que no se conocían previamente. Resulta una incorrección absoluta no presentar de forma inmediata a dos personas que no se conocen. A la hora de las presentaciones deberemos tener en cuenta que:

“Elde menos siempre será presentado al de más”
El de menor rango será presentado al de mayor rango El de menor edad será presentado al de más edad En igualdad de condiciones, el soltero será presentado al casado En igualdad de condiciones, el hombre será presentado a la mujer

Cuando vamos a presentar a dos personas y una de ellas es sobradamente conocida en la sociedad o su superioridad esevidente, no es necesario que mencionemos su cargo, incluso a veces, no se utiliza la presentación recíproca, sería ridículo decir: “el señor Zapatero, Presidente del Gobierno”. Si se debe presentar a un matrimonio, lo correcto es hacerlo de la siguiente forma: “El señor y la señora Rodríguez”, nunca “el señor Rodríguez y su señora”. Si la señora Rodríguez quiere presentar a su esposo, dirá “¿Puedo...