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Páginas: 15 (3525 palabras) Publicado: 20 de octubre de 2014
Herramientas de automatización de oficina

Las Herramientas de automatización de oficina son un conjunto de aplicaciones destinadas a ayudar al trabajo diario organizativo y administrativo de una empresa u organización, forman parte de este tipo de software los procesadores de textos, las hojas de cálculo, los editores de presentaciones, los clientes de correo electrónico, etc. Cuando estasaplicaciones se agrupan en un mismo paquete de software para facilitar su distribución e instalación, se les conoce con el nombre de (suite ofimática).
Usualmente estas herramientas de ofimática incluyen: Manejador o Administrador de Bases de Datos, Hojas de cálculo, Procesadores de Textos, Presentadores de ideas y Gráficos.
* Hojas de cálculo
Las hojas de cálculo (hojas electrónicas) aparecieroncuando surgió la necesidad de adaptar los sistemas de planificación utilizados en los grandes ordenadores a los nuevos microordenadores. Son una combinación de calculadora, lápiz y papel, que unido a la potencia y capacidad de almacenar datos delos sistemas informáticos, las convierten en una herramienta de primerísima importancia en el mundo empresarial. Mediante una hoja de cálculo podemosrealizar diversas tareas que involucren tanto la organización y presentación de información, como el cálculo de valores y funciones haciendo uso de números, operadores matemáticos y lógicos.
Una hoja de cálculo está compuesta por filas y columnas. Cada punto donde se cruza una fila con una columna se conoce como celda. Por convención se suelen identificar las columnas con letras y las filas connúmeros, por lo cual cuando hablamos de la celda "C24" decimos que es el cruce de la columna C con la fila 24. En cada celda podemos almacenar un valor, que puede ser numérico o no, e incluso puede tener diversos formatos. Cada celda puede ser referencia por otra de tal forma que los datos almacenados en unas se convierten en información utilizada por otras a través de fórmulas y funciones. Las formulasson cálculos matemáticos creados por el usuario mientras que las funciones son operaciones matemáticas predefinidas en las cuales el usuario sólo establece los argumentos o parámetros de funcionamiento. Una formula puede estar constituida por funciones, por ejemplo: =REDONDEAR (SUMA(A2:A15);1).
En este ejemplo existen dos funciones que por separado realizan tareas distintas. La funciónREDONDEAR es una operación predefina que ajusta los números decimales de un resultado según los intereses del usuario. La función original tiene esta forma: REDONDEAR (n°;n°de decimales); esto es, primero se selecciona el número que se desea redondear y luego la cantidad de decimales que se necesita.
En el ejemplo empleado, el número a redondear es el resultado de un suma (otra función) de los valorescontenidos en las celdas A2 hasta la A15. En resumen, en este caso tenemos una Formula que combina dos funciones que por defecto no están juntas y que para efectos de lograr un mejor resultado el usuario las junta de la forma indicada. El funcionamiento de los cálculos matemáticos en una planilla sigue las mismas reglas de la aritmética básica. Primero se resuelven las divisiones y multiplicacionesy luego las sumas y restas. Lo mismo ocurre con los paréntesis. Primero se resuelven los paréntesis interiores y luego los exteriores.
Adicionalmente, las hojas de cálculo más conocidas en el mercado actual suelen integrar poderosas herramientas para análisis estadístico y financiero, pues en esos campos es donde resulta particularmente útil, tanto para almacenar datos, como para hacer diversosanálisis de los mismos, bien se de forma preliminar o con fines más profesionales.

* Procesadores de Textos
Los procesadores de texto son unos de los programas más importantes y necesarios en la utilización de cualquier PC. Elegir el más adecuado depende de la experiencia y pretensiones de los usuarios. Un procesador de textos está orientado a la gestión de textos para la generación de...
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