Presupuesto

EL PRESUPUESTO es una técnica administrativa que, bajo alguna de sus formas, se conoce desde hace mucho tiempo. Hay evidencia, por ejemplo, de que los egipcios "presupuestaban" sus cosechas, para quedar en los años de abundancia a cubierto de la escasez. Los gobiernos, durante centurias, han hecho uso de un cálculo de gastos e ingresos, a pesar de que esto sólo se usaba para adoptar tasasimpositivas que aseguraran la recaudación necesaria. En otras palabras, primeramente se determinaban los gastos, a diferencia del negocio, en el cual se determinan primeramente las entradas, y los gastos son calculados después sobre la base de estos ingresos.
La experiencia que sobre esta técnica han tenido las administraciones ha sido tal, que aun un presupuesto imperfecto -es decir, aquel en el cuallos cálculos de ingresos y egresos no son muy exactos ha permitido indicar la conveniencia de la elaboración de algunos subproductos muy necesarios y ha demostrado que ellos, por sí mismos, representan una contribución importante al éxito del negocio. Muchas compañías tal vez estén haciendo ahora su primera tentativa de pronosticar los ingresos y egresos en forma más detallada. Tales compañíashabrán operado con miras generales tendientes a la obtención de ganancias, pero sin planes detallados para obtenerlas ni haberse trazado un camino para su logro. Por primera vez, se ven obligadas a Planificar sobre lo que puede ser un éxito razonable y la forma de obtenerlo. Se ha observado que todo negocio obtiene beneficios cuando su jefe máximo y todos sus subordinados planifican sus actividades. Esmás aun: cuando han llevado estos planes al papel en términos de volumen de ventas, y los gastos en términos específicos de unidad: dólares, y unidades de producto en un intervalo de tiempo especificado.

Tales planes deben ser planes coordinadas. Los planes de los departamentos deben coincidir entre sí como los engranajes de una máquina para lograr el objetivo: Esta coordinación significa quea los distintos departamentos no se les permitirá escaparse por la tangente, sino que sus planes deben estar íntimamente relacionados con los objetivos generales que se desean lograr.

El presupuesto también significa una forma de control de gastos en el negocio; muchas veces, ha sido éste el objetivo principal de su utilización. Si bien este aspecto del presupuesto es importante, las economíasderivadas de la planificación y de la coordinación de actividades constituyen una contribución básica mucho mayor. La planificación y coordinación de actividades son las que producen una gran parte de los ahorros que es posible hacer en los gastos.

La preparación de un presupuesto puede ser comparada con la navegación de un barco. Un barco que sale de Nueva York para Southampton no navega sóloen una dirección hacia el Este, sino que su curso es calculado cuidadosamente, de modo que el objetivo sea logrado rápidamente y con seguridad. A mediodía y a varias otras horas del día, mientras el barco navega, su posición es calculada y fijada en las cartas de navegación; si su ubicación no se encuentra exactamente en la ruta, se hacen los ajustes necesarios para que el barco vuelva a su curso.En los negocios, la meta será un cierto volumen de bienes e ingresos a un costo dado. Éste es el presupuesto maestro, que indica el objetivo de las ganancias para todo el negocio. Generalmente, una vez por mes, el departamento de contaduría presentará un informe que indique los resultados actuales del negocio y de sus departamentos. Si los resultados actuales están por encima, en términos degastos o por debajo, en términos de ingresos, se efectuará una investigación de modo que puedan ser encarrilados para el mes siguiente.

De lo que se ha dicho en los párrafos anteriores, se verá que un presupuesto no es nada más que un plan escrito de los ingresos y egresos calculados cuando los planes han sido coordinados para el cumplimiento del presupuesto.

Para que un presupuesto tenga...