presupuesto

102
MÓDULO III
PROCESO DE PLANIFICACION Y CONTROL

PARTE A
A. IDENFICAR Y EVALUACIÓN DE VALORES EXTERNAS
La fase de identificación de variables del proceso de la PCU (Proceso de la planificación y control
de utilidades) se concentra en a) identificar y b) evaluar los efectos de las variables externas.
La identificación entrañas también considerar separadamente las variables que no soncontrolables de las que sí lo son. Esto significa que la planificación por la administración debe
enfocarse sobre como manipular las variables controlables. Aún más, debe haber una
planificación gerencial de cómo trabajar con las variables no controlables. Es decir, para
ambas clases de variables, ¿cómo puede la administración aprovechar los impactos favorables
y minimizar los impactosdesfavorables sobre la organización?

Para un negocio grande con un mercado nacional, las variables pertinentes serian generales en
cuanto a alcance, en tanto que un negocio pequeño se preocuparía principalmente por las
variables regionales y locales que operaran dentro del estrecho medio ambiente de la empresa.
El análisis y la evaluación de las variables ambientales deben ser una constantepreocupación
de la administración superior. Esta actividad debe involucrar a todos los gerentes ejecutivos,
quienes, a su vez, deben esperar que los distintos grupos de asesoría (“staff”) suministren datos
y hagan recomendaciones.

Una fase especialmente significativa de este análisis tiene que ver con la evaluación de la actual
fortaleza y debilidad de la empresa. La planificación debenecesariamente empezar con un
objetivo y la comprensión realista del estado actual de los productos, los servicios, las utilidades
y los rendimientos sobre las inversiones, el flujo de efectivo, la disponibilidad de capital, las
aptitudes productivas y la idoneidad del personal tanto administrativo como el de otras
áreas.

Este aspecto del proceso de planificación comúnmente es difícil para la mayorparte de las
administraciones debido a que frecuentemente las deficiencias y las ineficiencias son difíciles de
identificar y evaluar objetivamente por quienes están directamente involucrados. El enfoque
de la PCU integral se basa en la expectativa de que estos importantes efectos de las operaciones
serán críticamente analizados y evaluados en forma periódica y ordenada. En muchas compañías,
laayuda externa e independiente es casi esencial para tal apreciación. En esta apreciación y

103
evaluación, los puntos fuertes y débiles actuales deben clasificarse en potenciales de corto y
de largo plazo. Por ejemplo, los problemas de capacidad de producción y de la eficiencia de
ciertos grupos de empleados deben sujetarse exclusivamente a la solución a largo plazo, en
tanto que losproblemas por productos defectuosos pueden quizá responder a los esfuerzos de
corto plazo. Las compañías mejor administradas han descubierto que la apreciación periódica
(por lo general, anualmente) de las fuerzas y debilidades constituye una política mucho más
efectiva que una que declare: ”Nosotros apreciaremos nuestras fuerzas y debilidades en forma
diaria a medida que vayan ocurriendo lossucesos relevantes”.

Esta fase del proceso normalmente se le considera como un informe especial que emplea la
administración ejecutiva y que no se difunde entre los demás.

B. DESARROLLO DE LOS OBJETIVOS GENERALES DE LA EMPRESA

El desarrollo de los objetivos generales de la empresa es responsabilidad de la administración
ejecutiva. Basándose en una evaluación realista de las variablespertinentes y en una
apreciación de las fuerzas y debilidades de la organización, la administración ejecutiva puede
especificar o re expresar esta fase del proceso de la PCU.
La declaración de los objetivos generales debe expresar la misión, la visión y el característico de
la empresa. Su propósito es crear la identidad, la continuidad del objeto y la definición de la
empresa. En un estudio de...