Presupuestos

Proceso de adquisición de bienes o contratación de servicios Selección de modalidad: adquisición o contratación

1. Elaboración de presupuesto Al igual que en el caso de Servicios Personales, el gasto en Materiales y Servicios Generales se realiza porque en su plan estratégico las áreas operativas determinaron que requerían cierta cantidad de estos bienes y servicios para producir los serviciosrequeridos por la comunidad. Este plan se plasma en el Presupuesto de Egresos y se convierte en Ley. 2. Análisis de lineamientos operativos Un Presupuesto de Egresos bien elaborado permite al área de adquisiciones planear qué productos y servicios tendrá que adquirir en el periodo. Adicionalmente debe analizar los reglamentos procedimentales que indican cómo realizar el proceso de compra en suadministración. 3. Compras centralizadas Es recomendable que la administración pública tenga una sola función (jefatura o dirección) centralizada encargada de realizar las compras. La concentración geográfica de todas las dependencias de la administración pública en la misma zona geográfica (especialmente en los municipios) facilita esto. La centralización permite desarrollar un equipo deespecialistas en adquisiciones, y lograr economías de escala al realizar negociaciones por volumen con los proveedores. Este esquema está ampliamente probado en la iniciativa privada. 4. Concurso Con base a los lineamientos operativos del punto 2, el área de adquisiciones puede determinar que ciertos bienes y servicios se requerirán en cantidad y frecuencia suficiente como para justificar el someterlos aD.R. Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey, México, 2008

concurso. Esto significa que el área de adquisiciones publicará (en Internet, gaceta oficial u otro medio) las bases del concurso que consisten en: notificar que necesita una cantidad determinada o periódica de tal producto con ciertas características de calidad, garantías, tiempos de entrega e incluso específica elprecio que está dispuesto a pagar (para adecuarse al presupuesto). Los proveedores que cumplan con los requisitos y que estén interesados, enviarán sus datos. Estos datos no sólo consisten en su cotización, sino en cierta documentación que avale la solidez financiera y moral de la empresa. En ciertos casos, el área de adquisiciones puede llegar a requerir incluso una fianza para garantizar querecibirá el bien o servicio con las especificaciones requeridas. Selección de modalidad: Compra

5. Requisiciones de material Cuando una función operativa requiere un material o servicio debe haber una persona encargada de llenar un formato de Requisición de bienes o servicios la cual debe contener: • • • • Nombre del bien o servicio Descripción Especificaciones (medidas, peso, calidad) unitariasCantidad

Para que la requisición pueda ser enviada a la función de abastecimiento debe ir autorizada por el encargado del área. Dependiendo del costo del bien o servicio habrá diferentes niveles de autorización.
D.R. Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey, México, 2008

Ejemplos del Municipio La Esperanza La Secretaría de Seguridad Pública del Municipio requiere 100plumas, 4 paquetes de hojas de papel bond para impresora y 5 grapadoras. Supongamos que el costo total de este material es de $1,500 pesos. En este caso la Secretaria del Sub Comandante de Policía y Tránsito puede llenar la requisición y obtener la firma de su jefe. Pero si se requiere adquirir nuevos uniformes para los agentes de tránsito el costo total será de $90,000 pesos. En este caso elCoordinador Administrativo de la Secretaría elaborará personalmente la requisición y ésta debe ser autorizada por el Secretario de Seguridad Pública, debido al costo e impacto estratégico de esta adquisición. 6. Recepción de requisición por el área de adquisiciones Al recibir una requisición el área de adquisiciones tiene que revisar 3 cosas de inmediato: • • • Verificar que la función o departamento...