prevencion

PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

REGISTRO DE MODIFICACIONES DEL MANUAL
N° SE REVISION
FECHA
MOTIVO DE LA REVISION
PAGINAS ELAB. O MODIFICACIONES
1º

Auditoria: no se generaron observaciones
No se generaron observaciones
ELABORADO POR
Prevención de riesgos


REVISADO POR
Administrador del procedimiento

APROBADO POR
Dirección General


FECHA: 22/09/2013FECHA: 22/09/2013
FECHA: 22/09/2013
FECHA: 22/09/2013 (primera revisión)
06/11/2013 (Segunda revisión)
FECHA: 22/09/2013 (Primera Revisión)

06/11/2013 (Segunda revisión)

FECHA: 22/09/2013 (Primera revisión)

06/11/2013 (Segunda revisión



1. OBJETIVO:

. El objeto del presente procedimiento es definir la sistemática para la Elaboración, Modificación, Revisión, Aprobación,Distribución y Archivo de todos los Documentos y Registros que conforman a la Planta de Combustibles Guayacán”.
Definir y establecer el método aplicado por la empresa para el control de la documentación de calidad, medioambiente, de seguridad y salud ocupacional.
Definir y establecer el método para identificar, recopilar, codificar, clasificar, acceder, archivar, almacenar, disponer y mantener aldía los registros, tanto de calidad, medioambiente como de seguridad y salud ocupacional.


2. ALCANCE:

El procedimiento se aplica a toda la organización, en especial al responsable de controlar la distribución de documentos del sistema integrado. Además se aplica al personal involucrado en la preparación, revisión y aprobación de los procedimientos, general se aplica para la realización delas siguientes actividades:

Asegurar el adecuado control, mantención y vigencia de los documentos internos y externos, leyes y reglamentos aplicables a las operaciones de la Planta de Combustibles Guayacan”
Elaboración y revisión de procedimientos e instrucciones de trabajo, a través de los cuales se mencionan y documentan las operaciones que realizan.


3. REFERENCIAS:

Norma ISO9001: 2008 – Norma ISO 14001:2004 – Norma OHSA 18001:2007.

4. DEFINICIONES:

4.1.- Documento Controlado: Aquel documento que está sujeto a cambios, razón por la cual debe ser adecuadamente identificado y controlado para asegurar que se encuentra disponible en los puntos de uso, posterior a su revisión y aprobación.

4.2.- Registros: Toda aquella información suficiente y necesaria parademostrar la ejecución de una actividad establecida en el Sistema de Gestión de Calidad o para demostrar logros obtenidos, de acuerdo a objetivos o metas declaradas del mismo. Los registros se generan por el uso de la documentación del sistema y puede estar en papel o medios electrónicos.


4.3.- Listado Control de Registros: Documentación confeccionada en papel o medio digital, la cual se dispone enun lugar visible o computador del área, donde se detallan claramente todos aquellos registros o evidencias que se mantienen y que son responsabilidad del cargo.

4.4.- Identificación: Nombre o código de referencia que individualiza a los registros.
Almacenamiento: Indicar el lugar físico donde se mantienen los registros o ruta para llegar a registros almacenados electrónicamente. Ya sea:Oficina de Control de Calidad, Archivo de mantención, Archivo secretaria de Gerencia, etc.

4.5.- Recuperación: Método de ordenamiento o archivo de los registros. Ya sea por fecha, alfabético, por cliente, correlativo u otro.

4.6.- Retención: Se refiere al período de tiempo, durante el cual se mantendrá el registro almacenado en el lugar de uso frecuente. Por ejemplo un año, dos, etc.Disposición: Es la acción que se ejecuta con el registro una vez que cumple su período de retención. Por ejemplo: Destrucción, guardar en bodega, etc.

4.7.- Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada (resultados de otros procesos) en resultados.

4.8.- Procedimiento: Corresponde a un documento electrónico, que describe las...