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Redacción y presentación de la propuesta del sistema
MÉTODOS DISPONIBLES
La propuesta escrita es el resumen del trabajo que el ingeniero de siste¬mas ha desarrollado hasta ese punto y, como tal, es fundamental que su redacción y presentación tenga gran cuidado. El ingeniero puede crear una propuesta de sistemas con éxito mediante el uso de tres métodos. Estos métodos comprenden laorganización eficaz del conteni¬do, un estilo profesional de redacción, y la presentación oral de la pro¬puesta de una manera informativa.
LA PROPUESTA DEL SISTEMA
Organización de la propuesta del sistema
Una vez que ha recopilado el material que va a incluir en su propuesta de sistemas, necesita integrar toda esta información de una manera lógica y visualmente atractiva. Esto implica incluir comoelementos fun¬damentales, un estilo eficaz de redacción, el uso complementario de figuras y otros detalles visuales del documento de la propuesta.
Que incluir en la propuesta de sistemas
Existen diez secciones principales que integran el documento de la propuesta del sistema. Cada sección cuenta con una función especial; y eventualmente, la propuesta debe apegarse al orden siguiente:
• Carta depresentación.
• Página del título del proyecto.
• Contenido.
• Resumen ejecutivo (incluyendo recomendaciones).
• Descripción del estudio de sistemas con la documentación apro¬piada.
• Resultados detallados del estudio de sistemas.
• Alternativas del sistema (3 o 4 soluciones posibles, si correspondieran).
• Recomendaciones del ingeniero de sistemas.
• Resumen.
• Apéndices
Carta depresentación. La propuesta del sistema debe ir acompañada de una carta de presentación para la dirección y para el grupo de trabajo de la Administración de los Servicios. Debe incluir a aquellos que partici¬paron en el estudio y resumir los objetivos del mismo. La carta de presentación también puede Llevar la fecha y el lugar para la presenta¬ción oral de la propuesta del sistema. La carta depresentación debe ser concisa (máximo una página) y, con un estilo coloquial, ya que su función es poner al tanto a la dirección sobre la propuesta del sistema.
Página del título. Incluye en la página del título el nombre del proyecto, los nombres de los miembros del grupo de análisis de siste¬mas y la fecha en que se presenta la propuesta. La información conte¬nida en la página del título debe ser muyclara.
La titulación de un proyecto tiene más de arte que de ciencia. El título de la propuesta debe expresar con precisión el contenido de la propuesta, pero también debe implicar cierta imaginación. En oca¬siones, conviene la aliteración, al utilizar las mismas letras para co¬menzar cada palabra ("El Sistema Soñado "), pero hay muchas otras ideas que también pueden servir, tales como utilizarun título principal con un subtítulo separado por una coma. Si durante el desarrollo del proyecto se creó un acrónimo, que la organización reco¬nozca y respete, puede Ilegar a utilizarse en el título. El punto principal es que el título es muy importante para lograr que el lector se interese en la propuesta y no debe plantearse como una idea posterior.
Contenido (Índice). Es de gran utilidad paralos lectores en las propuestas largas. Si la propuesta es corta (menos de 10 páginas), omita el índice aludido, ya que en un documento tan corto sería superfluo.
La clave para elaborar un índice de contenido, es prepararlo durante el desarrollo de la propuesta, cuando el ingeniero redacta las secciones y las subsecciones y las identifica con títulos expresivos, indi¬cando el contenido de cada unade ellas. Mientras más conciso sea el índice Ilegará a ser más eficaz.
Resumen ejecutivo. Los resúmenes ejecutivos están tan bien di¬fundidos en el mundo de los negocios que se han vuelto un cliché para los integrantes de la organización con el tiempo medido, ya que con sólo hojear estos resúmenes, uno se entera de manera somera de las ac-tividades de las organizaciones. Si bien Ilegamos a...