Primera fase

primera fase

Primera Fase: Elaboración de Documentos

Esta fase la gestión de documentos tiene como objetivos:

·         Evitar la producción de documentos no esenciales·         Disminuir el volumen de los documentos

·         Ampliar el uso y la utilidad de los documentos que son necesarios

·         Asegurar el empleo adecuado de las técnicas reprográficas y deautomatización .

 

Segunda Fase: Utilización y conservación de documentos

Esta segunda fase comprende la selección, utilización, control y almacenamiento, se caracteriza por:·         Disponibilidad de la información y de los documentos necesarios

·         Utilización a bajo costo de la información y de los documentos

·         Selección de material auxiliar,equipos y lugar de almacenamiento de los documentos, adecuados a la naturaleza y a la frecuencia de uso.

 

Tercera Fase: La Eliminación de documentos

Solo después del proceso deevaluación, se puede determinar qué documentos deben ser conservados y cuáles pueden eliminarse. Todo procedimiento eficaz para suprimir documentos debe cumplir con las siguientes actividades:

·        Identificación y descripción de los documentos por series

·         Clasificación de estas series con miras a su conservación o eliminación

·         Determinación de los documentos que sejustifica conservar en los archivos

·         Eliminación periódica de los documentos no permanentes

·         Transferencia de documentos permanentes a los archivos nacionales o a losque hagan sus veces .

El código de ética profesional del Consejo Internacional de Archivos, punto 5, establece: "los archiveros tienen que garantizar un adecuado tratamiento de los documentos a lolargo de su ciclo de vida y colaborar con los productores de los mismos en la solución de los problemas que plantean los nuevos apoyos y las nuevas prácticas de gestión de la información...