PRO MIB 048 04 Normativa para la gesti00f3n del archivo central



PRO-MIB-048-04
NORMATIVA PARA LA GESTIÓN DEL ARCHIVO CENTRAL

Objetivo del Procedimiento:
Normar el procedimiento de transferencia y solicitud de documentos hacia y desde el Archivo Central a una sede de Mibanco, para aquellos documentos del Banco que por su importancia deben ser conservados.
Reemplaza al Procedimiento:
PRO-048-03 – Normativa para la Gestión del Archivo Central

ÍNDICEPÁGINA
1. ALCANCE
2
2. BASE LEGAL
2
3. GENERALIDADES
2
4. CONSIDERACIONES
2
4.1. CONSIDERACIONES GENERALES
2
4.2. CONSIDERACIONES ESPECÍFICAS
3
5. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS
5
5.1. DE LA TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS AL ARCHIVO CENTRAL
5
5.1.1. FLUJO DEL PROCEDIMIENTO
5
5.1.2. DESCRIPCIÓN DEL PROCED.(MATRIZ DE RESPONSABILIDADES)
6
5.2. DE LA SOLICITUD Y DEVOLUCIÓN DE DOCUM. AL ARCHIVO CENTRAL
85.2.1. FLUJO DEL PROCEDIMIENTO
8
5.2.2. DESCRIPCIÓN DEL PROCED.(MATRIZ DE RESPONSABILIDADES)
9
6. REGISTROS
10
7. ANEXOS
10
8. BITACORA DE CAMBIOS
11

ÁREAS RESPONSABLES:


BANCA DE SERVICIO
Aprobador
Revisor


Eduardo Franco
Marggi Castillo
Carlos Flores

RIESGOS
Luz María Boza
Héctor Amaya
Leonel Henriquez

ELABORADO / ACTUALIZADO POR:



Patrick Vásquez (8056)
Gestión Normativa

REVISADO YPUBLICADO POR:



ÁNGEL BAUTISTA
Gestión Normativa


1. ALCANCE

La aplicación del presente procedimiento detallado en este documento corresponde a todos los Colaboradores de Mibanco.



2. BASE LEGAL

Ley N° 26702 – Ley General del Sistema Financiero y Del Sistema de Seguros y Orgánica de la Superintendencia de Banca y Seguros. (SECCIÓN SEGUNDA: SISTEMA FINANCIERO, TÍTULO PRIMERO: NORMAS GENERALES,CAPÍTULO VI: GARANTÍAS, ARTÍCULO 183); y otras Normas Legales aplicables de acuerdo al tipo de documento.

Normas Internas Relacionadas
PRO-SGC-002 - Control de Documentos y Registros



3. GENERALIDADES

GLOSARIO

Procedimientos: Son aquellos documentos que describen paso a paso el flujo de actividades de cualquier proceso relacionado a un producto, servicio o actividad de soporte y/o apoyo.4. CONSIDERACIONES

4.1 CONSIDERACIONES GENERALES

4.1.1. Las Áreas a través de sus respectivas jefaturas y/o Gerencias deberán establecer, con asesoría del Supervisor de Administración de Documentos y Valorados y basados en las Normas Legales vigentes, los diferentes tipos de documentos que son materia de archivo y su plazo de conservación.

4.1.2. Las transferencias de documentos al ArchivoCentral se efectuarán cuando el caso lo amerite, previa autorización y coordinación vía correo electrónico con el Supervisor de Administración de Documentos y Valorados.

4.1.3. Por ningún motivo se aceptarán transferencias de documentos sin el inventario de documentos elaborado salvo los casos de envío de expedientes del día a día que son registrados en Polyfile por el Jefe de BS de cada agencia yde los Movimientos de Agencias que son recepcionadas por el Proveedor bajo supervisión y control de la Unidad de Archivo y Digitalización.

4.1.4. Sólo las áreas y personal autorizado (ver ANX-MIB-010 - “Usuarios autorizados a solicitar expedientes/movimientos”) podrán solicitar expedientes de clientes y Movimientos de Agencias. En el caso de otros documentos, estos sólo podrán ser solicitadospor el área de origen (área que envió los documentos).

4.1.5. El Supervisor de Administración de Documentos y Valorados será el responsable de asesorar y capacitar a todas las áreas del banco respecto a la gestión del archivo.

4.1.6. El Supervisor de Administración de Documentos y Valorados será el responsable de instruir la depuración de documentos, en coordinación con las áreas usuarias y deacuerdo a las normas legales vigentes.

4.1.7. Todos los documentos solicitados tendrán como máximo 7 días útiles para permanecer en posesión del usuario. En caso se requiera una ampliación para la tenencia del documento y/o caja, el usuario enviará dicho requerimiento vía correo electrónico al Supervisor de Administración de Documentos y Valorados con copia a su Jefe inmediato.

4.1.8. La Unidad...