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Radicado No 20121300005041
Fecha de radicación 11-12-2012
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Tunja, 11 de Diciembre de 2012



Doctora
YAMILE BLANCO ACUÑA
Oficina de Comunicaciones y Protocolo
Gobernación de Boyacá
Ciudad




REF: Informe Final de Auditoria



Respetada Doctora:

Como resultado de la Auditoría Interna “COMUNICACIÓN PUBLICA“; me permito remitir elinforme final para la suscripción del Plan de Mejoramiento a más tardar el día 18 de Diciembre del presente año.


Adjunto envío el formato de Plan de Mejoramiento (EI-P06-F01) el cual debe entregarse a esta oficina con las acciones correctivas necesarias para su aprobación y posterior seguimiento.




Cordialmente;






HECTOR MANUEL ACUÑA SÁNCHEZ
Jefe oficina Asesora de ControlInterno



Anexo: 5 Folios

Proyectó: Guillermo S y Marlen V

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INFORME FINAL DE LA AUDITORIA INTERNA “COMUNICACIÓN PUBLICA”




OBJETIVO GENERAL
Verificar que la implementación de estrategias sea eficaz en la comunicación organizacional e informativa y que garantice la interacción interna y externa de la Gobernación de Boyacá.


ALCANCE
Establecer si seestán implementando las estrategias definidas en el Proceso de Comunicaron Publica de la Gobernacion de Boyaca, para determinar la efectividad de la interacción interna y externa en el presente año.



METODOLOGIA

Para el desarrollo de la presente Auditoría se tuvo en cuenta cada uno de los manuales, procedimientos y formatos establecidos y documentados en Isolucion; se realizó visitas al áreaauditada para determinar las operaciones desempeñadas por cada uno de sus funcionarios y toma de muestra selectiva de soportes como los Controles de Campañas y Programación.

Se realizó una encuesta, revisión de las páginas y redes sociales lo cual permite evidenciar falencias en algunos de los procedimientos establecidos, que se describirán en los hallazgos adjuntos.

Por lo tanto esteinforme contiene aspectos administrativos, que una vez detectados como deficiencias por el auditor, deberán ser corregidos por la administración, lo cual contribuye al mejoramiento continuo de la organización.


HALLAZGOS


1. Al verificar el procedimiento Realización de Campañas de Comunicación y Programas, establecido en ISOLUCION se evidencia que no existe el Plan de acción anual, situaciónque demuestra que no existen acciones ni estrategias claras, a partir de las cuales, el dueño del proceso de comunicación, Oficina de Comunicaciones y Protocolo y Oficina de Publicidad pueda determinar las campañas y programas de comunicación.

2. Se evidencio que la Ficha de Control de Programas y Campañas, no es realizada para todas y cada uno de los eventos realizados por la Gobernacion,encontrándose 8 eventos a partir del 14 de agosto del 2012, situación que evidencia la falta de planeación, comunicación, control y seguimiento a las actividades realizadas por este proceso.

3. Se evidencia que existe un Plan de Comunicaciones, sin embargo se encuentra sin la aprobación del responsable y su socialización e incorporación a la herramienta Isolucion incumpliendo el procedimientoCP-P-01, donde especifica que debe tener aprobación del Señor Gobernador o en su defecto la Oficina de Asesores.

4. Se evidencio que la Casa de Boyaca y la Emisora 95.6 FM se encuentran descentralizadas de la oficina de Comunicación y protocolo, generando que la interrelación, planeación, ejecución y seguimiento de sus actividades no sea ejecutada en conjunto y bajo un solo responsable tal como loestablece la estructura organizacional.

5. Conforme a la encuesta practicada a la oficina de comunicación y a la emisora 95.6 FM, se observa el desconocimiento del diagnostico de la comunicación y el plan de comunicación que deben seguir, mostrando con ello la falta de planeación, comunicación e interrelación de actividades, lo cual dificulta el seguimiento, la gestión y viabilidad de las...