problematica

CIRCULAR INFORMATIVA
N° 4 - 001-2010


PARA: ORDENADORES DEL GASTO – SUPERVISORES Y / O INTERVENTORES Y DEMAS DEPENDENCIAS.

DE: OFICINA ASESORIA JURIDICA - OFICINA DE CONTRATACIÓN

REF: INFORMACIÓN CONTRATACIÓN

FECHA: ABRIL 19 DE 2010

Con el fin de evitar que se presenten traumatismos en el desarrollo de contratos que pueden conllevar a posibles investigaciones,disciplinarias, fiscales y penales a los servidores públicos que inicien contratos sin el lleno de los requisitos precontractuales dispuestos en el Acuerdo 011 de 2005 - Estatuto General de Contratación de la Universidad del Tolima, con toda atención se les solicita tener en cuenta los siguientes requerimientos:

No se debe iniciar la ejecución de contratos, hasta tanto el ordenador del gasto hayasuscrito la respectiva orden o contrato, se informe al supervisor y/o interventor sobre la legalización del mismo y se le envíe copia del contrato y de las garantías si las hubiere.

PROCEDIMIENTO PARA EL PERFECCIONAMIENTO Y LEGALIZACION DE LOS CONTRATOS Y CONVENIOS

1. ETAPA PRECONTRACTUAL. Inciso 2º del Artículo 25. del Acuerdo 011 de 2005-Estatuto General de contratación.

Esta es la etapaprevia a la elaboración de los contratos y convenios, la cual se encuentra a cargo de cada Sección o Dependencia.

Teniendo en cuenta que dicha etapa termina con los procesos de selección del contratista y la adjudicación de los mismos, según la cuantía de cada contrato y convenio. Es necesario que el contratista tenga conocimiento de los requisitos exigidos por la Universidad para lalegalización de los contratos y convenios.

Nota: Es de vital importancia tener en cuenta que el Objeto Contractual debe ser claro y preciso y deberá contener las funciones exactas y especificas a desempeñar (ejercer, realizar, ejecutar, elaborar, procesar, fabricar, practicar, cumplir, etc.)

Documentos que deben ser presentados para la elaboración y legalización de los respectivos contratos yconvenios:

a) Solicitud. El procedimiento contractual se inicia con la solicitud del jefe de la dependencia, dirigida al ordenador del gasto correspondiente, con la justificación de la respectiva contratación. Numeral 1º Articulo 25 del Capitulo Cuarto del Acuerdo 011 de 2005 - Estatuto General de Contratación.

b) Diligenciar el formato único de solicitud de disponibilidad presupuestal segúnmodelo con código: GF-P01-F01. Versión 2, Numeral 2º Articulo 25 del Capitulo Cuarto del Acuerdo 011 de 2005 - Estatuto General de Contratación.

c) Diligenciar el formato único de solicitud de contratación Directa según modelo con código: AB-P03-F01, los contratos que sean mayores a 100 hasta 800 SMLMV, serán autorizadas por el Rector con base en recomendaciones de la Junta de Licitaciones,Pedidos y Contratos Parágrafo del Numeral 2º Articulo 25 del Capitulo Cuarto del Acuerdo 011 de 2005 - Estatuto General de Contratación.

d) Cuando la contratación se haga por Oferta privada o Pública, la adjudicación de los contratos deberá ser aprobada por la Junta de Licitaciones, Pedidos y Contratos, y será adjudicada mediante Resolución, conforme lo establecido en el Parágrafo del Numeral 2ºArticulo 25 del Capitulo cuarto estatuto de contratación En concordancia con el Articulo 29 del Acuerdo 011 de 2005 - Estatuto General de Contratación.

2. ETAPA CONTRACTUAL Artículo 26. del Acuerdo 011 de 2005-Estatuto General de Contratación.

Después de haber cumplido con los requisitos de la etapa Precontractual, se procede a entregar por parte de cada sección o dependencia losrespectivos documentos citados en la etapa precontractual a la Oficina de Contratación para la elaboración y legalización de los contratos y convenios, los cuales deberán ser entregados en las fechas oportunas teniendo en cuenta que la Oficina de Contratación es la encargada de llevar el orden cronológico de todos los contratos y convenios que se suscriban con la Universidad.

Una vez que sea...