Proc Elaboracion Control Dctos
































Procedimiento


ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS







Representante del SGC
Emitió
Representante del SGC
Revisó
Rectoría
Aprobó


1. PROPÓSITO
Establecer el procedimiento para la elaboración, la revisión, la aprobación, la emisión, el control de los cambios, la distribución, la actualización y mantenimiento de los documentos utilizados en el Sistema degestión de la calidad (SGC), incluyendo el control de los documentos externos y obsoletos.


2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para todo el personal involucrado en el Sistema de gestión de la calidad de la Universidad Politécnica de Chiapas.


3. POLITICAS DE OPERACIÓN
3.1 Cada Área, por medio de su responsable asegura el control de los documentos, el cual debe procurar el conocimiento e implantacióndel presente procedimiento.
3.2 El control de los documentos puede ser físico o electrónico.
3.3 En caso de la utilización de medios electrónicos, cada Área deberán asegurar el mantenimiento y resguardo del respaldo correspondiente.
3.4 El criterio para identificar los documentos controlados de los documentos no controlados es el siguiente:
Documento controlado: Se refiere a los documentos conlos cuales la Universidad Politécnica de Chiapas tiene control para poderlos modificar y actualizar, tales como Manual de calidad, procedimientos, formatos, instrucciones de trabajo, instructivos, planes de calidad y demás documentos generados por la institución.
Los documentos no controlados son aquellos cuyas modificaciones no pueden ser realizadas o actualizadas por la Universidad Politécnica deChiapas, tales como manuales, catálogos externos o documentos externos, documentos de las autoridades y aquellos documentos que el Representante del SGC decida.
Los documentos solicitados por los usuarios que salgan de las instalaciones de la institución y que no deban ser modificados ó actualizados tales como el Manual de calidad, se consideran como Documentos no Controlados.
Las impresiones dedocumentos electrónicos para fines informativos, así como las fotocopias son considerados como Documentos no Controlados.
3.5 En caso de que algún documento controlado sea distribuido físicamente, será necesario asignarle un número de copia controlada y se entregará por medio del Registro de distribución física de documentos UPCH-R-104.RG-03 o bien por medio de oficio recopilando la firma derecepción del documento.
3.6 El Responsable del SGC, mantiene la documentación en la computadora destinada para esta función y respalda las copias de seguridad al menos una vez al cuatrimestre.
3.7 La adecuada implementación de los documentos será verificada por el Responsable del área, el cual será el encargado de solicitar las modificaciones que se consideren necesarias a los documentos para asegurarsu actualización, a través del formato denominado Solicitud de acción de mejora UPCH-R-104.RG-09, manteniéndolo este registro como evidencia de la identificación y documentación del cambio realizado.
3.8 Los documentos obsoletos que sean retenidos para preservar la información, los conocimientos o por cualquier otra razón serán identificados con la leyenda "DOCUMENTO OBSOLETO".
3.9 El encabezadoy/o pie de página sugeridos en este documento podrá(n) omitirse o adecuarse en caso de no ser operativamente funcionales.
3.10 El Departamento de Programación y Presupuesto de la Universidad Politécnica de Chiapas, será el órgano responsable de definir y actualizar los lineamientos para la clasificación y organización de los archivos de la información pública, con base en los lineamientos yreglamentos de la Ley que garantiza la transparencia y el derecho a la información pública para el Estado de Chiapas.
3.11 Los procedimientos que se documenten e implementen en la Universidad Politécnica de Chiapas deberán considerar:
1. PROPÓSITO
2. ALCANCE
3. POLÍTICAS DE OPERACIÓN
4. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO
5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA (INTERACCION CON OTROS...