Procedemientos

INSTRUCTIVO PARA EL USO DE LA
GUIA DE DESPACHO


1.- Consideraciones Generales

Para efectos legales y tributarios todo movimiento de materias primas, materiales, insumos, productos frutales, activo fijo, u otros en general, que se muevan de un lugar a otro deben ser traslados con una Guía de Despacho, con las exigencias mínimas definidas por el SII.

Se entiende por documento legal lasGuías que posean timbre de agua del SII, ya sean documentos manuales o computacionales, con un folio correlativo único.


1.1.- Aspectos legales y de control

Los pasos a seguir para el cumplimiento y requerimiento interno y externo de control deberá ser el siguiente:

- Las Guías deben ser controladas por personal responsable, quienes vigilarán su adecuado uso y permanecerán en custodiaen un lugar seguro, al finalizar las actividades diarias.

- Cada vez que se emita una Guía se debe extraer el duplicado SII., y enviarla al Departamento de Contabilidad a más tardar los primeros cinco días de cada mes.

- Las Guías deberán ser guardadas por un período de seis años, lo anterior a este período podrán ser destruidas debiendo informarse al SII a través de un acta dedestrucción.

- Frente a la pérdida, deterioro, hurto de uno o varios documentos se debe dar aviso de inmediato al Contador de la compañía y en coordinación con este se fijarán los pasos a seguir.


1.2.-Que dicen las leyes y normas al respecto a la pérdida o destrucción de las Guías de Despacho:

El artículo 97, Nº16 del Código Tributario sanciona con una multa del 1% al 30% del capitalefectivo del contribuyente, con un mínimo de dos UTM a un máximo de cuarenta UTA por la pérdida o inutilización de parte o el total de los libros de contabilidad o documentos que sirvan para acreditar las anotaciones contables o que estén relacionadas con las actividades afectas a cualquier impuesto tales como facturas, Guías de Despacho, boletas de venta y servicio, etc.


2.1.- Los datos básicospara el llenado de estos documentos son:

Señor (es): nombre o razón social del cliente, agente de aduana, productor, etc.

Rut: debe registrarse el número correcto del RUT del consignatario.

Dirección: debe anotarse la dirección legal del citado anteriormente, agregando comuna, teléfono y casilla si tiene.

Ciudad: ciudad legal donde reside el cliente o consignatario.

Giro comercial:debe registrarse la actividad económica del receptor del despacho de los productos.

Fecha: se anotará la fecha calendario del envío físico de los productos.

Recinto: en este espacio se anota el lugar o establecimiento de donde fueron despachados los productos.

Sección: se anotará la sección o cargo de quien emana la Guía ejemplo, bodega, frigorífico, estadísticas, administración fundo,contabilidad, etc.


2.2.-Características del Documento:

Copias: debe contar con seis copias:

• Original: Cliente
• Duplicado: SII
• Triplicado: Control Tributario
• Cuadruplicado: Cobro Ejecutivo - Cedible con su Factura
• Quintuplicado: Control Interno Contabilidad
• Sextuplicado: Control Interno Transportista

Estas copias deben ser manejadas por quienlas emitan, en términos generales, de la siguiente forma:

- El Original, Triplicado y Sextuplicado debe entregarse al transportista.

- El Duplicado, Cuadruplicado y Quintuplicado debe entregarse al Departamento de Contabilidad.


Cabe hacer notar que ninguna Guía puede ser destruida, si alguna queda inutilizada se deberá dejar escrita en todas las copias la palabra “NULA”, yentregarlas al Departamento de Contabilidad por medio de un envío de documentos con la firma del responsable del área.


2.3.- Procedimientos:

Como procedimiento para la distribución y utilización de las Guías de Despachos deberá atenderse lo siguiente:

- Las Guías serán distribuidas a los distintos Departamentos Administrativos de los campos o planta.

- La persona encargada de...