procedimental de compras y servicios



CONTROL DE REVISIONES
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HISTORICO DE LAS REVISIONES
Rev.
Fecha
Descripción de la revisión
0
28/11/2013
Elaboración del documento
12


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1. OBJETIVOS

Disponer de un mecanismo de control eficaz sobre el total de los egresos financieros por concepto de compras de gasto corriente (Materiales), adquisición de Activos Fijos (Maquinaria, muebles y Herramientas), servicios (Alquileres, Honorarios, etc.), gastos financieros (Multas), etc.

Garantizar que las Solicitudes de Compra y/o Serviciossean de conocimiento del Jefe del departamento.

Contar con un control para evitar la duplicidad de requerimientos, calidad inferior a la requerida, obsolescencia del producto, etc.

2. ALCANCE

El presente procedimiento de Adquisición de Compras y/o Servicios, y su cumplimiento es obligatorio por parte de todas las Áreas de la Empresa involucradas, sin excepción de ninguna naturaleza.

3.DEFINICIONES

Compra Normal.- Es aquella adquisición de bienes o servicios planificada y que NO debe generarse a través de Caja Tesorería o Caja Chica.
Compra Caja Tesorería.- Es aquella adquisición de bienes o servicios no planificada por tanto, se considerará como de emergencia.
Para la aplicación de este punto, se deben cumplir con dos condicionantes: primero, que no se cuente con unProveedor Fijo o Contrato Marco para los bienes o servicios solicitados y segundo que la compra no pueda esperar el tiempo de ejecución del procedimiento de compra normal.
Proveedor Determinado.- Estos proveedores son aquellos con los que se llegó a acuerdos comerciales de alto beneficio para la empresa para la adquisición de ciertos bienes o servicios, por tanto, cualquier solicitud de compra deestos artículos serán adjudicados directamente a este proveedor.
Activo Fijo.- Se define como todo activo tangible que se tiene para la prestación de servicios y/o producción de bienes.
Se consideran como activos fijos lo siguiente: terrenos, edificaciones, vehículos, maquinaria y equipo, instalaciones, muebles y enseres, equipo de oficina, equipo de computación, equipo de comunicación, obras enejecución, herramientas y software. Cuya característica principal es que tengan un costo mayor a los 100 $u$ (Cien 00/100 Dólares Americanos) y que su vida útil sea mayor a 12 meses.

4. REFERENCIAS

G.AD.02.F1; Solicitud de Pedido
SISTEMA MENTOR; Solicitud de compra de material
SISTEMA MENTOR; Solicitud de servicio
SISTEMA MENTOR; Solicitud de pago de servicio
SISTEMA CUENTAS POR PAGAR;Comprobante de pago a proveedores
5. RESPONSABILIDADES.

5.1. Los jefes de cada una de las unidades de la empresa son responsables por cumplir cabalmente este procedimiento para generar las compras en general.
5.2. Todos los jefes de unidad serán responsables de los talonarios de su área.

6. DESCRIPCIÓN

6.1. Para efectuar Solicitud de Compra y/o Contratación de un Servicio.

6.1.1.El procedimiento se inicia cuando una unidad sea de estructura o de un proyecto detecta la necesidad de realizar una compra o la contratación de un servicio, en lo posible durante la mañana, dejando solo compras urgentes para el resto del día, mediante el formulario Solicitud de Pedido G.AD.02.F1

6.1.2. Una vez definido el requerimiento, la Unidad Solicitante debe generar una Solicitud de...