Procedimiento Control De Documentos

OBJETIVO ALCANCE

Establecer la metodología a seguir, para llevar a cabo el control sobre la documentación interna y externa del Sistema de Gestión definiendo los criterios y condiciones para la identificación, elaboración, revisión, aprobación, distribución, difusión, modificaciones y el manejo de los documentos obsoletos.
Este procedimiento aplica a todos los documentos internos y externoscontrolados que se encuentren dentro del sistema de gestion de la empresa, desde su emisión o recepción hasta su disposición final.


DEFINICIONES

• DOCUMENTO CONTROLADO: Documento que su emisión, distribución y uso está sujeto al Procedimiento de Control de Documentos.
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• DOCUMENTO EXTERNO: documento que se genera por terceros es decir, personas naturales o jurídicas externas y cuyaactualización no es competencia de xxxxxx.
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• DOCUMENTO INTERNO: Es todo aquél documento que se elabora dentro de la Empresa y puede ser actualizado internamente.
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• DOCUMENTO NO CONTROLADO: Documento que su emisión, distribución y uso no está sujeto al Procedimiento de Control de Documentos.
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• DOCUMENTO OBSOLETO: Documento que ha perdido su vigencia y no es aplicable en el desarrollode los procesos o actividades del sistema.
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• DOCUMENTO: información contenida en medio impreso, magnético, audiovisual o cualquier otro medio.
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• DOCUMENTOS DE REFERENCIA: son aquellos que se mencionan dentro del documento y que especifican alguna actividad adicional a la descrita.
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• FICHA: texto breve y conciso, para recolectar u ofrecer información, ya sean datos, conceptos y/ofórmulas.
• FORMATOS: formularios o planillas que se utilizan para registrar información del sistema.
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• GUÍA: documento interno o externo que permite estandarizar unas actividades. Establece recomendaciones o pautas de actuación ante las diferentes situaciones que se presentan en los procesos operativos o de prestación del servicio.
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• INSTRUCTIVOS: documento que detalla específicamentecómo deben desarrollarse las actividades de una tarea determinada.
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• LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS: Matriz que contiene la base documental del sistema de SySO, referenciando el tipo de documento, código, nombre, versión, fecha de actualización y punto de uso.

• PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO: Documento que proporciona información sobre cómo efectuar las actividades y procesos de maneracoherente. El procedimiento debe ser establecido, documentado, implementado y mantenido.
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• PROCEDIMIENTO: Documento que especifica cómo desarrollar los procesos en forma sistemática.
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• PROGRAMA: Documento que especifica de manera general objetivos, actividades, tiempo y lugar en que se deben desarrollar ciertas actividades.
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• PROTECCIÓN: medidas que se deben tomar para evitar la pérdida,deterioro o uso no autorizado de un documento o registro.
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DOCUMENTOS DE REFERENCIA EXTERNOS DOCUMENTOS DE REFERENCIA INTERNOS
• Norma Técnica Colombiana
• .• • Manual del Sistema NNNN•

ACTIVIDADES

No. ACTIVIDADES RESPONSABLE
1 Presentar la propuesta debidamente sustentada para elaboración de un nuevo documento, modificación o anulación de uno ya existente por medio de. . .correo electrónico, reunión con el coordinador del sistema Cualquier empleado
2 Revisar y Analizar la solicitud con base en la normatividad, condiciones contractuales, reglamentación y directrices de la empresa.
Aprobar, modificar o denegar, la solicitud con su correspondiente justificación e informar al solicitante . . . por medio de un correo electrónico, reunión xx. Coordinador del sistema ylíder del proceso

3 Realizar las modificaciones en el documento original (versión que actualmente está en uso) y que el Coordinador del sistema provee. Empleado solicitante o Coordinador del sistema

4 En el caso de ser aprobada, verificar que el documento cumpla con el procedimiento interno y si es necesario, realizar los ajustes, para posterior conocimiento del área o proceso...