Procedimiento control registros

PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL

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PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS
Revisó: Secretario General Director de Certificación y Gestión Documental Vicerrector Administrativo Aprobó: Vicerrector Académico

Fecha de aprobación: Noviembre 19 de 2007 Resolución N° 1736

OBJETIVO

ALCANCE

Establecer las actividades necesarias para la identificación, elalmacenamiento, la protección, la recuperación, el tiempo de retención y la disposición de los registros del Sistema de Gestión integrado.

Aplica a todos los registros que se utilicen dentro de los Procesos de la Universidad Industrial de Santander.

NORMATIVIDAD

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NTCGP 1000:2009, NTC ISO 9001:2008, NTC ISO 14001:2004, NTC OHSAS 18001:2007 Ley General de Archivos. Ley 594 de 2000DEFINICIONES

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Archivo central: Es aquel en el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general. Archivo de gestión: Comprende toda la documentación que es sometida a continuautilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados. Conservación Total: Aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que lo tienen por disposición. Eliminación: Documentos que han perdido sus valores, sin perjuicio de conservar suinformación en otros soportes. Formato: Plantilla destinada especialmente a la consignación o anotación de datos. Microfilmación: Técnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenes en película. Registro: Documento que suministra evidencia objetiva de actividades efectuadas o de resultados alcanzados. Selección: Escoger una muestra de documentos de carácter representativo para suconservación permanente. SGI: Sistema de Gestión Integrado. Hace referencia a la integración de los Sistemas de: Calidad, Seguridad y Salud Ocupacional, Ambiental y otros sistemas que la universidad incorpore.

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CONSIDERACIONES

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Cuando sea necesario crear, modificar oanular un formato, remitirse al Procedimiento control de Documentos Internos PGD.01. Los responsables de diligenciar de los formatos de la Universidad, deben hacerlo en tiempo real, en forma legible o utilizando una herramienta software. El Líder del proceso tendrá en cuenta la Guía para la Organización de Archivos GGD.03 para el almacenamiento de sus registros y las medidas de protección según el tipode información (si es de acceso general o restringido, de acuerdo al Listado Maestro de Registros FGD.03). En el Listado Maestro de Registros FGD.03 se referencia tres (3) tipos de registros: los que provienen de los formatos establecidos por los Sistemas de Gestión de Calidad, de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional, y Ambiental, libres de formato (sin una estandarización) o externos (queprovengan de otras entidades). Cada Líder de proceso debe garantizar la protección de los registros de factores que alteren sus condiciones físicas tales como polvo, humedad, sol, entre otros. Registros de carácter obligatorio. (se incluirá cuadro)

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Inicio/Fin

ActividadDecisión

Documento

Procesamiento en S.F. o intranet

Procedimiento predefinido

Conector

Conector de página

DIAGRAMA DE FLUJO

DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE

DOCUMENTOS DE REFERENCIA

INICIO

Identifica los registros

1. Identifica los registros que pertenecen al Sistema de Gestión Integrado. Ver Anexo. Registros de Carácter Obligatorio. Nota: Si se requiere crear, modificar o...