Procedimiento curatorial

Al quedar verificada la información, ocurren las modificaciones y/o adiciones necesarias en las bases encargadas de guardarla, ya sea en la de trabajo o en los ficheros de referencia.

Formato de las bases de datos
Alrededor de una base de trabajo central se sitúan otras bases de datos, las que nombraremos indistintamente diccionario, si contienen descriptores que pueden ser utilizados porcualquier registro o taxa, y base accesoria, si contienen información referida a un taxa o registro en particular, por ejemplo nombres comunes y comentarios.

Las bases de datos diseñadas son:
1.- Base de datos de trabajo:
Hace mayor énfasis en datos taxonómicos, curatoriales y de colecta, y trata más someramente los datos ecológicos y fenológicos (para datos botánicos).

Estructura de la basede datos de trabajo por grupo biológico.
CAMPO LONG. ZOOLOGÍA OCEANOLOGÍA PALEONTOLOGÍA BOTÁNICA
FAM 3 Familia
GEN 24 Género
ESP 20 Epíteto específico
INFRASP 24 Epíteto infraespecífico
HER / COL 13 Número de colección o herbario
EXHER / EXCOL 12 Número de excolección o exherbario
NO_COL 12 Número de colector
TIPO 1 Tipo nomenclatural
LOC 60 Localidad de colecta
PAIS 10 Pais
PRO 2Provincia
COLEC 15 Colector(es)
ANO 9 Año de colecta
FEC 8 Fecha
LONG 2 Longitud
LAT 2 Latitud
FUENTE 1 Fuente de la información
REGISTRO 6 Número de registro
UBIC 16 Ubicación en la colección
DET 15 Determinó
CAT 1 Categoría de quien determinó
CONS 12 Método de Conservación
HOSP 40 Hospedero
SEXO 1 Sexo
ESTADIO 15 Estadio
CANTI 26 Cantidad por lotes
MPIO 3 MunicipioMunicipio
HAB 24 Hábitat
FDO 9 Tipo de Fondo
PROF 9 Profundidad
MET 24 Método de Captura
CATAL 12 Catálogo
LOTE 10 Lote
PIEZ 30 Pieza
ASOC 50 Pieza asociada
GEOL 60 Formación geológica
EDAD 40 Edad
METO 10 Método identific. edad
DUB 1 Número de dubletas
SEC 1 Sector fitogeográfico
DIS 2 Distrito fitogeográfico
FEN 7 Estadio fenológico
CULT 1 Cultivado
VEG2 Vegetación circundante
SUEL 15 Tipo de suelo
MSNM 9 Altitud

En esta base de trabajo no se incluyen los campos de autores, hábito y procedencia del taxon. El contar con un fichero de referencia de taxa, como se verá más adelante, hace inútil la presencia de estos campos, que siempre pueden ser referidos y chequeados en esta última, lo que implica un mayor aprovechamiento de lascapacidades de almacenamiento de nuestro hardware.
Sin embargo, la base de trabajo acepta los datos de georreferenciación, para asegurar su independencia al manejarse.

2.- Base accesoria de comentarios:
Permite acopiar aquella información extra que no se considera incluir en la base de datos de trabajo por poco frecuente o sorpresiva, reconociéndose los registros de la base de comentarios y loscorrespondientes en la base de trabajo a través de la similitud en los campos curatoriales y número del registro.

Estructura de la base accesoria de comentarios.
CAMPO LONG. CONTENIDO
HER / COL 13 Número de colección o herbario
EXHER / EXCOL 12 Número de excolección o exherbario
NO_COL 12 Número de colector
COMENT 207 Comentario
REGISTRO 6 Número de registro

3.- Diccionarios de epítetos:Se crearon cuatro diccionarios que contienen respectivamente las familias, géneros, epítetos específicos e infraespecíficos, para colecciones zoológicas se añaden diccionarios de orden, suborden y subfamilia.
El diccionario de familias porta además, como información accesoria, el acrónimo de éstas (Weber, 1982) y para datos botánicos el volumen de la obra Flora de Cuba en que aparecen (León,1946, León y Alain, 1951, 1953, 1957, Alain, 1964, 1974).
Cada uno de los campos “básicos” en cada uno de los diccionarios, digamos el campo de familia en su diccionario, va antecedido de un prefijo de cuatro letras que indica el grupo biológico, por ejemplo PECEFAM para el diccionario de familias del grupo Peces

Estructura del diccionario de familias.
CAMPO LONG. TODOS BOTÁNICA
PrefijoFAM 20...