PROCEDIMIENTO DE BAJA

OBJETIVO
Identificar los pasos necesarios para la autorización y posterior registro en el sistema de inventario y contabilidad de la Baja de insumos por daño, robo o vencimiento.

2. PROPÓSITOGarantizar que las bajas de insumos cumplan con todos los requisitos para su adecuado registro en los módulos de inventario y Contabilidad

3. PROCEDIMIENTO

3.1 Reporte de novedad.
- El jefe dealmacén o el responsable del Almacén deberá informar por correo al Director logístico, Auditor de inventario y Contraloria la existencia de insumos en mal Estado o vencidos.

- Los insumos para bajapor daño o vencimiento también podrán ser reportados durante la toma física por el Auditor de inventario.

3.3 Registro de la baja.

- La baja debe ser realizada en presencia del auditor deInventario, en caso que este no pueda estar presente deberá ser supervisada por el director de la UEN en donde se realiza la baja.
- La baja deberá ser registrada en el formato “Acta de Baja” y deberánser diligenciados todos los campos.
- En el acta debe quedar claro en la columna “motivo” la causa por la cual se le da de baja a los insumos, la los casos en que sea por vencimiento se debe indicarla fecha de caducidad.

- El acta deberá ser firmada por el responsable del Almacén, Director Logístico, auditor de inventario.

- Adicional a la prueba documental de la baja realizada se deberáanexar mínimo 2 fotografías.

3.4 Autorización del acta.

- Esta acta debe ser firma para su autorización por la Gerencia De Gestion Humana o General.

3.5 Registro en modulo de inventario.

-El acta debidamente firmada y autorizada por las Gerencias será entregada a Contraloria, quien se encargara de registrar en el sistema la salida por baja.

3.6 Custodia de soporte.

- Seimprimieran 3 juegos con los siguientes soportes: copia del acta firmada y de la salida en sistema de la baja, la cual será entregada una al responsable del almacén, otra al área de Contabilidad como soporte...